Cos’è e come funziona un gestionale fattura elettronica

Per poter ottimizzare certi processi aziendali, riducendo per esempio i tempi tecnici in amministrazione e gli errori umani in fase di inserimento dati o di controllo, è sempre possibile ricorrere ai software gestionali. Si tratta di speciali programmi informatici che attuano pratiche automatizzate e del tutto virtuose. Tra i più apprezzati e diffusi ci sono i gestionali per la fatturazione elettronica, che si occupano di tutto ciò che riguarda questi documenti digitali i quali hanno ormai sostituito il cartaceo.

La fattura elettronica viene creata con un formato standard, ovvero XML. Esso può essere visualizzato correttamente e utilizzato da qualsiasi sistema operativo. L’iter che il documento segue viene avviato proprio dal gestionale per fattura elettronica. Al termine di un tale percorso la fattura giunge al destinatario, dopo essere passata attraverso il SDI (acronimo di Sistema di interscambio) cioè il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, che verifica la correttezza formale del documento e ne gestisce l’invio.

È bene sottolineare come gli aspetti relativi alla conservazione delle fatture elettroniche siano estremamente importanti: qualsiasi gestionale fattura elettronica deve infatti essere conforme alle direttive emanate dall’Agenzia delle Entrate e dimostrare così di poter provvedere in tal senso. La gran parte dei programmi per la gestione delle fatture elettroniche offre uno spazio iCloud ad hoc. È qui che si possono archiviare i documenti, mantenendoli così adeguatamente protetti (si può autorizzare l’apertura della ‘nuvola’ anche di più dispositivi).

Cosa si può fare con un software gestionale

Grazie all’impiego del gestionale fattura elettronica diventa possibile per un’azienda creare – senza il rischio di commettere errori – la fattura digitale, dopo aver correttamente provveduto alla realizzazione di schede clienti, schede prodotto e schede fornitori. Richiamare ciascuno di questi elementi sarà estremamente semplice, proprio grazie al supporto del software. Ogni bene o servizio quando viene salvato riceve infatti un codice identificativo, riportando il quale sulla fattura elettronica potrà esserne richiamata la descrizione e il relativo costo.

Si possono dunque creare fatture elettroniche utilizzando i dati che in precedenza erano stati registrati, inviare questi stessi documenti al SDI e monitorare il processo di invio. Inoltre, le fatture si possono anche ricevere dai fornitori sempre sulla piattaforma. Per quanto riguarda la conservazione delle fatture elettroniche deve essere osservata per almeno dieci anni: il gestionale fattura elettronica è di supporto anche in questo. Si può tenere traccia di pagamenti e scadenze in maniera facile e intuitiva, grazie a un’interfaccia rapidamente comprensibile e semplice da usare.

Sicurezza e servizio assistenza: le cose da sapere

Anche gli aspetti relativi alla sicurezza sono importanti, visto che i gestionali per la fatturazione elettronica sono – come detto – collegati al SDI e autorizzati dallo Stato. Eventuali errori vengono messi in evidenza tramite il software stesso, in più si può fare affidamento sul fatto che qualsiasi dato venga inserito in piattaforma esso è protetto dall’impiego di specifici protocolli di sicurezza. Nel caso in cui dovesse essere necessario, sarà anche possibile contare sul servizio assistenza che normalmente viene messo a disposizione degli utenti direttamente dai produttori dei software gestionali.