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Smart working, le regole per attivarlo correttamente

Paolo Ballanti
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Il diffondersi del virus COVID-19 noto come “Coronavirus” ha portato numerose realtà produttive a ricorrere allo strumento dello smart working per permettere ai propri dipendenti di “lavorare da casa” evitando il contatto con altre persone.

In un’ottica di riduzione del contagio il Governo è intervenuto per agevolare il ricorso al lavoro agile. Con una serie di interventi normativi, anche a seguito del DPCM del 1º marzo scorso, si è voluto facilitare il percorso di avvio dello smart working dapprima nei comuni delle zone rosse, poi in alcune regioni del Nord, infine su tutto il territorio nazionale.

Proprio il Decreto del Presidente del consiglio dei ministri del 1º marzo, in vigore dal giorno successivo, prevede il ricorso allo smart working, anche in assenza di accordo scritto tra azienda e dipendente:

  • Per l’intera durata dello stato di emergenza pari a sei mesi (decretato dal Consiglio dei ministri del 31 gennaio 2020);
  • Con riferimento ad ogni rapporto di lavoro subordinato;
  • Sull’intero territorio nazionale da parte di ogni impresa o professionista;
  • Consegnando e facendo sottoscrivere ai dipendenti e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza l’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile, scaricabile dal sito INAIL.

Vediamo ora nel dettaglio come funziona, al di là delle deroghe previste per il Coronavirus, lo strumento dello smart working.

Coronavirus: Spostamenti concessi e non al DPCM 9 marzo 2020

Smart working: accordo individuale

Lo “smart working” o “lavoro agile” è una particolare modalità di esecuzione dell’attività lavorativa che, prevedendo la possibilità di lavorare da casa, ha lo scopo di conciliare i tempi di vita e di lavoro.

L’avvio dello smart working non può prescindere da un accordo scritto tra azienda e dipendente che disponga, secondo una determinata cadenza temporale, lo svolgimento dell’attività lavorativa all’interno e all’esterno dell’azienda.

Nello specifico, l’accordo (la cui efficacia può essere a termine o a tempo indeterminato) nel regolamentare le modalità di svolgimento dello smart working deve stabilire:

  • L’orario di lavoro da rispettare e i tempi di riposo;
  • Le modalità con cui l’azienda può esercitare il suo potere direttivo e di controllo;
  • La cadenza temporale con cui si può accedere allo smart working;
  • Le condotte del dipendente che possono portare a richiami disciplinari;
  • Gli strumenti tecnologici necessari per il lavoro da casa.

Gli aspetti citati possono essere definiti con un accordo aziendale stretto con le organizzazioni sindacali e le RSA / RSU presenti in azienda. In questi casi il testo sarà parte integrante dell’accordo individuale.

Trasmissione dell’accordo

Gli accordi individuali dovranno essere notificati alla Pubblica amministrazione attraverso la piattaforma telematica presente sul sito del Ministero del lavoro. Per accedere al servizio sono necessarie le credenziali SPID o, in alternativa, con l’utenza del portale “Cliclavoro”.

La comunicazione dovrà riportare:

  • Dati dell’azienda;
  • Dati del lavoratore;
  • Estremi del rapporto di lavoro (data di assunzione, tipologia di contratto, PAT e voce di tariffa INAIL);
  • Dati dell’accordo di smart working (in particolare data di sottoscrizione e durata dell’accordo se a termine o a tempo indeterminato).

Il sistema permette di modificare o annullare denunce già presentate. In caso di invio di più accordi individuali è possibile procedere al caricamento massivo.

Recesso dall’accordo

Ciascuna delle parti può interrompere l’accordo di smart working, con regole diverse se lo stesso è a tempo indeterminato o a termine:

  • Per gli accordi a termine il recesso è ammesso solo in presenza di un giustificato motivo;
  • Per gli accordi a tempo indeterminato il recesso è ammesso con un preavviso di trenta giorni (non si applica in caso di giustificato motivo).

Per i lavoratori disabili il preavviso è elevato a novanta giorni, in modo tale da consentire la riorganizzazione dell’attività produttiva oltre che della vita personale e lavorativa dell’interessato.

Vediamo ora nel dettaglio le caratteristiche di un ipotetico accordo aziendale di smart working.

Smart working: a chi si rivolge

L’accordo può prevedere che lo smart working sia esteso a tutto il personale in forza presso l’azienda con esclusione di coloro, che a giudizio dell’azienda, presentino profili di incompatibilità organizzativa o soggettiva (ad esempio chi è addetto alle linee di produzione o svolge attività di manutenzione delle stesse).

L’applicazione del lavoro agile può avvenire in forma volontaria, previa richiesta del dipendente al proprio responsabile e accettazione di quest’ultimo se non sussistono incompatibilità.

Durata

Come anticipato, l’accordo dovrà indicare il suo periodo di vigenza. Di norma, le aziende concludono un primo accordo a termine, volto a sperimentare l’impatto dello smart working.

Luogo di lavoro

I lavoratori che sottoscrivono l’accordo individuale (di cui quello aziendale costituisce parte integrante) potranno, durante il periodo di vigenza dello stesso, svolgere la propria attività lavorativa in un luogo diverso da quello indicato come sede di lavoro nel contratto di assunzione o negli accordi successivi.

Il luogo potrà essere scelto a discrezione del dipendente a patto che siano rispettati i criteri di riservatezza e sicurezza sui luoghi di lavoro.

Orario di lavoro

L’orario di lavoro può essere lo stesso previsto nei giorni di presenza in sede, garantendo al dipendente dei periodi di riposo e di disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche utilizzate per lo svolgimento dello smart working. Generalmente è precluso il lavoro straordinario.

Cadenza dello smart working

L’applicazione dello smart working può avvenire in una giornata fissa, ad esempio il primo lunedì del mese, ovvero previa richiesta del dipendente inoltrata alla direzione aziendale o al proprio responsabile con un preavviso determinato dall’accordo stesso.

Trattamento economico

L’attività lavorativa svolta in regime di smart working è equiparabile a quella resa in azienda con conseguente diritto del dipendente alla normale retribuzione.

Smart working: limiti e prescrizioni per il dipendente

È la parte più consistente dell’accordo, quella in cui si devono indicare i limiti e le prescrizioni imposte al dipendente. Di norma si prevede:

  • Che nel corso dell’orario di lavoro in regime di smart working, eccezion fatta per i periodi di riposo, il dipendente deve rendersi reperibile con gli strumenti forniti dall’azienda (ad esempio il pc e / o il cellulare);
  • In caso di malfunzionamento delle strumentazioni tale da non rendere possibile alcun contatto con l’azienda il dipendente deve darne immediata comunicazione alla direzione o al suo responsabile;
  • In caso di guasto non risolvibile in tempi brevi il dipendente dovrà recarsi in azienda;
  • Il dipendente si impegna ad avere disponibile una connessione internet / telefonica adeguata all’utilizzo delle strumentazioni;
  • Non lasciare incustoditi o accessibili a terzi gli strumenti aziendali;
  • Non portare a conoscenza di familiari o altre persone non autorizzate informazioni riguardanti l’azienda o l’attività lavorativa;
  • Non stampare documenti aziendali o, laddove necessario, non potrà lasciarli incustoditi.

Potere disciplinare e di controllo

Limitatamente alle condotte individuate nell’accordo di smart working l’azienda potrà esercitare il suo normale potere di controllo sull’attività dei dipendenti. È altresì possibile irrogare sanzioni disciplinari sempre che i comportamenti vietati siano posti a conoscenza dei lavoratori all’interno dell’accordo.

Smartworking e sicurezza sul lavoro

L’azienda è tenuta a garantire la salute la sicurezza di coloro che operano in regime di smart working. Con cadenza almeno annuale il datore è tenuto a consegnare al dipendente e al Rappresentate dei lavoro per la sicurezza (RLS), un’informativa sui rischi legati al particolare svolgimento dell’attività lavorativa. Il datore è altresì responsabile del corretto funzionamento degli strumenti affidati al dipendente.

Prevista la copertura assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. L’assicurazione copre anche i rischi derivanti dal normale percorso di andata e ritorno dall’abitazione al luogo prescelto per lo svolgimento del lavoro (infortuni in itinere) se quest’ultimo è legato ad esigenze connesse alla prestazione lavorativa o dalla necessità di conciliare vita e lavoro.

Per saperne di più:

SMART WORKING E CORONA VIRUS

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Massimiliano Matteucci, 2020, Maggioli Editore

Lo sviluppo delle nuove tecnologie e il processo di digitalizzazione, denominato Industria 4.0, che coinvolge l’attuale contesto economico e sociale, ha determinato necessariamente dei cambiamenti anche nel modo di concepire la prestazione lavorativa, ad oggi caratterizzata dalla...



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2 COMMENTI

  1. Buongiorno,

    chiedo qualche delucidazione sulla maturazione dei tickets restaurant relativamente ai giorni di smart working per lo staff IT di un’azienda che rientra tra quelle in elenco Ateco e quindi regolarmente operativa.
    L’azienda ha messo lo staff in smart working e ha fatto firmare un accordo formale nel quale i buoni pasto non erano mezionati.
    Successivamente, senza consultare i dipendenti, ha stabilito che non matureranno i tickets.
    E’ corretto e i dipendenti non hanno possibilità di parola o comunque serve un accordo?

    Grazie

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