Lo scorso 9 aprile è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico contenente le disposizioni attuative per la creazione del nuovo “Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti” (INI-PEC).

Come è noto, infatti, il decreto legge numero 179 del 18.10.2012 (come convertito dalla Legge numero 221 del 17.12.2012) ha:

– reso obbligatorio per le ditte individuali dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) con la decorrenza che si andrà a specificare nel proseguo;

– previsto la creazione di un indice degli indirizzi di posta elettronica certificata a livello nazionale (INI-PEC), tenuto in forma telematica, liberamente accessibile per mezzo di un portale.

La posta elettronica certificata (PEC)

Prima di passare alla disamina delle caratteristiche dell’Indice nazionale degli indirizzi, si premette che la posta elettronica certificata (PEC) rappresenta uno strumento che permette di conferire valore legale al messaggio di posta elettronica. Dal punto di vista pratico una casella di PEC è del tutto simile ad una casella di posta elettronica ordinaria. La differenza sostanziale è rappresentata dal fatto che il mittente, il quale invia un messaggio ad un altro indirizzo PEC, riceve dal sistema due distinti messaggi: la ricevuta di accettazione e quella di consegna del messaggio al destinatario.

Dal punto di vista legale la ricevuta di consegna è equiparata alla ricevuta di ritorno di una raccomandata A/R. E’ importante sottolineare che la predetta ricevuta viene inviata al mittente non appena il messaggio è reso disponibile nella casella di posta del destinatario, a prescindere dal fatto che quest’ultimo abbia aperto e letto l’e-mail certificata ricevuta.

L’obbligo di dotarsi di un indirizzo PEC è stato previsto a decorrere dal 29 novembre 2008 per le società e dal 29 novembre 2009 per i professionisti iscritti ad Ordini e Collegi. Come detto, il decreto legge numero 179 del 2012 ha esteso l’obbligo anche alle ditte individuali. In particolare, per quelle costituite dal 20 ottobre 2012 l’indirizzo PEC costituisce già un requisito essenziale della domanda di iscrizione al Registro delle Imprese. Per le ditte che erano già esistenti a quella data, il decreto legge prevede l’obbligo di comunicare l’indirizzo PEC al Registro delle Imprese, in esenzione da diritti e bolli, entro il 30 giugno 2013.

Le modalità di realizzazione dell’INI-PEC

Fatta questa premessa generale, l’INI-PEC sarà accessibile mediante un portale telematico gestito dal Ministero dello Sviluppo Economico. L’Indice sarà suddiviso in due distinte sezioni:

sezione imprese: contenente gli indirizzi PEC dei soggetti iscritti al Registro delle Imprese (ditte individuali e imprese societarie) individuati per codice fiscale;

sezione professionisti: relativo agli indirizzi PEC dei soggetti iscritti ad Ordini e Collegi;

L’inserimenti dei dati in sede di attivazione e a regime

In sede di prima attivazione dell’INI-PEC, la “sezione imprese” verrà realizzata mediante un’estrazione di massa dei dati già presenti nel Registro delle Imprese. Per la “sezione professionisti” spetterà agli Ordini e ai Collegi di competenza comunicare al Ministero i dati a loro disposizione sugli iscritti. Una volta a regime le informazioni verranno aggiornate periodicamente da Infocamere.

L’accesso al sito

L’articolo 6 del Decreto attuativo prevede che l’INI-PEC sarà accessibile tramite l’apposito portale telematico: alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori di pubblici servizi e ai privati cittadini. Si potrà utilizzare come parametro di ricerca il codice fiscale o, in alternativa, il nominativo e la provincia (e l’Ordine di appartenenza per i professionisti).

Al di là delle critiche che vengono mosse alla posta elettronica certificata, l’INI-PEC rappresenta un’ottima iniziativa, seppure ci sia voluto davvero troppo tempo per ideare e realizzare uno strumento la cui utilità è davvero evidente. La PEC ha certamente dei difetti, ma la praticità dello strumento è fuori discussione. E’ sufficiente fare una visita presso una cancelleria di un Tribunale o in un ufficio amministrativo o legale di un’azienda o di un professionista, per rendersi conto della quantità ingente di documentazione cartacea presente. Quest’ultima ha un costo in termini economici, ambientali e di spazio davvero molto elevato.

La PEC è uno strumento nuovo, è necessario quindi un po’ di tempo per abituare le persone a conoscerlo e usarlo. D’altronde parte delle tecnologie di cui oggi ci avvaliamo tutti senza problemi (telefoni cellulari, posta elettronica, computer) sono state a loro volta delle novità.

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