Smart working dal 1° luglio, cosa scrivere nell’accordo

Paolo Ballanti 21/03/22
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Cosa succederà allo smart working dal 1° luglio 2022? Il 31 marzo, ultimo giorno dello stato di emergenza per COVID-19, non coinciderà con la fine dello smart working “semplificato” per il privato. Il nuovo Decreto Covid approvato nel Cdm del 17 marzo ha infatti prorogato la modalità semplificata fino al 30 giugno 2022.

Tale si intende il ricorso al lavoro a distanza in deroga alla disciplina ordinaria di cui alla Legge del 22 maggio 2017 numero 81 in particolare per quanto riguarda la non obbligatorietà di un accordo individuale tra azienda e dipendente, altrimenti richiesto in forma scritta dalla normativa ai fini della prova e della regolarità amministrativa.

Eccezion fatta per gli accordi di smart-working ancora in essere, il ritorno al lavoro a distanza “ordinario” nella sua versione pre-pandemia, imporrà ai datori di lavoro, dal 1° luglio prossimo, di predisporre e concludere con il lavoratore interessato un documento ad hoc che regolamenti la prestazione da remoto.

Quali sono i contenuti obbligatori dell’accordo e come scriverlo? Analizziamo la questione in dettaglio.

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Smart working dal 1° luglio 2022: le Linee guida

Importanti indicazioni sull’accordo di lavoro agile sono state fornite dal “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile” nel settore privato sottoscritto il 7 dicembre 2021 da Ministero del Lavoro e Parti sociali.

Obiettivo del documento è fornire un quadro di riferimento per “la definizione dello svolgimento del lavoro in modalità agile esprimendo pertanto le linee di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e / o territoriale nel rispetto della disciplina legale di cui alla legge 22 maggio 2017, n. 81 e degli accordi collettivi in essere”.

Smart working dal 1° luglio 2022: la forma scritta

La normativa (L. n. 81/2017) in tema di lavoro da remoto è chiara (articolo 19 comma 1): l’accordo “relativo alla modalità di lavoro agile è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova”. Non sono pertanto ammessi (né validi) accordi conclusi in forma orale o per fatti concludenti.

Di conseguenza, la prestazione lavorativa resa nelle forme del lavoro agile “semplificato” resa fino al 30 giugno 2022, dovrà essere regolamentata, a partire già dal giorno successivo, attraverso un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e dipendente, siglato nel rispetto di quanto eventualmente stabilito dal CCNL applicato.

Smart working dal 1° luglio 2022: quanto dura l’accordo

Anche sotto questo profilo la Legge (articolo 19, comma 2, Legge numero 81/2017) prevede che l’accordo possa essere “a termine o a tempo indeterminato”.

In caso di accordo:

  • A tempo indeterminato è consentito il recesso (da parte di entrambe le parti stipulanti) con un preavviso non inferiore a trenta giorni, elevati a novanta per il preavviso da parte del datore di lavoro nei confronti dei lavoratori disabili ai sensi della Legge 12 marzo 1999 numero 68 (in presenza di un giustificato motivo è altresì ammesso il recesso “senza preavviso” secondo l’articolo 19 comma 2);
  • A termine ogni contraente può recedere dall’accordo prima della scadenza del termine in presenza di un giustificato motivo.

Smart working dal 1° luglio 2022: cosa contiene l’accordo

Secondo l’articolo 2 delle Linee guida, nell’accordo di smart-working devono essere regolamentati:

  • Durata dell’accordo;
  • L’alternanza dei periodi di lavoro svolti all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
  • I luoghi in cui non è consentito svolgere l’attività a distanza;
  • Gli “aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali” con riguardo ad esempio alle forme di esercizio del potere direttivo del datore ed alle condotte che possono esporre il dipendente a responsabilità disciplinari;
  • Gli strumenti di lavoro;
  • I tempi di riposo del lavoratore e le misure tecnico – organizzativo necessarie per garantirne la disconnessione dagli strumenti di lavoro;
  • Le forme e le modalità di controllo della prestazione all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto sia della disciplina contenuta nello Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 numero 300) che della normativa in materia di protezione dei dati personali;
  • La formazione eventualmente necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile;
  • Forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali.

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Smart working dal 1° luglio 2022: disconnessione

Tra gli aspetti più delicati del lavoro a distanza figura quello di garantire la disconnessione del lavoratore dagli strumenti di lavoro. A tal proposito l’accordo può individuare (articolo 3 delle Linee guida):

  • La “fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione lavorativa”;
  • Le “misure tecniche e / o organizzativetali da rendere effettivo l’allontanamento dagli strumenti di lavoro.

Smart working dal 1° luglio 2022: il luogo di lavoro

In linea di principio il lavoratore è libero di scegliere il luogo di lavoro in cui svolgere la prestazione. L’accordo può prevedere tale libertà precisando tuttavia che l’ambiente “abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza” (articolo 4 Linee guida) anche con riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali “nonché alle esigenze di connessione con i sistemi aziendali”.

A tal proposito l’accordo individuale può richiamare quanto eventualmente previsto dalla contrattazione collettiva in materia di luoghi inidonei allo svolgimento dell’attività da remoto, per motivi di protezione, sicurezza personale, segretezza e riservatezza dei dati.

Smart working dal 1° luglio 2022: strumenti di lavoro

Gli strumenti di lavoro sono un altro tema oggetto dell’accordo. In particolare si può prevedere che gli stessi, in alternativa:

  • Siano forniti dall’azienda;
  • Siano di proprietà del dipendente (in tal caso contemplando i criteri e i requisiti minimi di sicurezza da implementare oltre a concordare eventuali forme di indennizzo per le spese).

Il testo dovrà altresì disciplinare in merito:

  • Alle spese di manutenzione e sostituzione degli strumenti di lavoro, di norma a carico del datore di lavoro;
  • Alla procedura che il dipendente deve seguire in caso di guasto, furto, smarrimento delle attrezzature ed in generale in tutte le ipotesi di impossibilità sopravvenuta a svolgere la prestazione.

Smart working dal 1° luglio 2022: tutele e parità di trattamento

Alla luce del fatto che il lavoro agile è una diversa modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, non un contratto di lavoro a sé stante, agli smart-workers spettano e si applicano gli stessi diritti, tutele ed obblighi dei colleghi in sede, senza alcuna penalizzazione legata al fatto che l’attività è svolta a distanza.

L’accordo dovrà pertanto richiamare:

  • La parità di trattamento dal punto di vista economico – normativo ed altresì nell’accesso agli strumenti di lavoro (come banche dati etc.) ed alle iniziative di qualificazione ed aggiornamento professionale;
  • Gli obblighi (in capo all’azienda) di garantire la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori a distanza, ai sensi del Decreto Legislativo numero 81/2008;
  • La tutela assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, garantita anche a fronte dell’attività svolta a distanza.

Smart working dal 1° luglio 2022: come inviare l’accordo individuale

Una volta concluso, copia dell’accordo dev’essere trasmessa (articolo 23 comma 1) al Ministero del Lavoro utilizzando l’apposita piattaforma telematica presente sul portale “cliclavoro.gov.it – Aziende – Smart working.

All’interno della comunicazione dovranno altresì essere riportati i dati relativi a:

  • Datore di lavoro e lavoratore;
  • Data di assunzione e tipologia contrattuale;
  • Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) e voce di tariffa INAIL;
  • Data di stipula dell’accordo di lavoro agile e, se a tempo determinato, la fine validità.

La piattaforma permette altresì alle aziende che sottoscrivono più accordi individuali, di effettuare una comunicazione cumulativa (massiva).

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