Accordo individuale smart working: come utilizzare la piattaforma online e scadenze

Scarica PDF Stampa
A seguito delle disposizioni inserite in sede di conversione in legge del Decreto Semplificazioni, l’accordo individuale di smart working stipulato o modificato dal 1° settembre 2022 beneficierà della nuova modalità di comunicazione semplificata.

L’intento del legislatore è stato quello di rendere strutturale una semplificazione nella procedura di accesso al lavoro a distanza, dopo che il 31 agosto scorso è coinciso con l’ultimo giorno di vigenza dello smart-working legato all’emergenza COVID-19 quello, per intenderci, senza l’obbligo di stipula di un accordo individuale tra azienda e dipendente.

Dal 1° settembre torna sì l’obbligo di accordo ma, grazie alle disposizioni del Decreto Semplificazioni è sufficiente trasmettere una comunicazione con i nominativi dei lavoratori coinvolti e la data di inizio e cessazione delle prestazioni di lavoro agile.

Non è quindi obbligatorio trasmettere l’accordo individuale di smart working, adempimento altrimenti previsto dalla Legge 22 maggio 2017 numero 81.

Il successivo Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 22 agosto 2022 numero 149, ha pubblicato il modello e le istruzioni per l’invio telematico delle comunicazioni di lavoro agile dal 1° settembre.

Ulteriori chiarimenti sono arrivati dal Ministero stesso con una news pubblicata sul portale istituzionale, datata 26 agosto.

Analizziamo in dettaglio come si compila la nuova comunicazione di smart working e quali sono le scadenze da rispettare.

Smart working: come funziona l’accordo individuale dal 1° settembre

Accordo individuale smart working: la norma

L’articolo 41-bis inserito in sede di conversione in Legge 4 agosto 2022 numero 122 del Decreto–legge 21 giugno 2022 numero 73 (cosiddetto Decreto Semplificazioni), modifica l’articolo 23 della Legge 22 maggio 2017 numero 81, in materia di smart working.

La norma dispone che dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni in modalità agile, secondo “le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali”.

I dati trasmessi al Ministero sono peraltro resi disponibili all’Inail.

Il successivo Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 22 agosto 2022 numero 149, ha adottato il modello concernente la comunicazione semplificata.

Accordo individuale smart working: portale “Servizi lavoro”

Il primo passaggio necessario per procedere all’invio della comunicazione di smart working, valida dal 1° settembre 2022, è collegarsi al portale “servizi.lavoro.gov.it”, muniti delle credenziali SPID o CIE.

Una volta effettuato l’accesso si selezionerà dal menù la voce “Lavoro Agile” e successivamente la scelta del soggetto (azienda) per cui si intende operare.

Accordo individuale smart working: come compilare la comunicazione

Arrivati sulla piattaforma per la comunicazione di smart working, l’utente potrà:

  • Inserire una nuova comunicazione;
  • Ricercare una comunicazione già inviata;
  • Consultare i caricamenti massivi, con gli elenchi del personale in lavoro agile, fino al 31 agosto 2022.

Cliccando su “Nuova Comunicazione” i dati da inserire (oltre a quelli precaricati del datore di lavoro, come codice fiscale e ragione sociale) saranno:

  • Dati del lavoratore;
  • Dati del rapporto di lavoro;
  • Accordo di lavoro agile.

Dati del lavoratore

All’utente basterà indicare, con riguardo al lavoratore interessato:

  • Codice fiscale;
  • Cognome;
  • Nome;
  • Comune di nascita;
  • Data di nascita.

È altresì presente il pulsante “Verifica Rapporto Lavoro Attivo”, grazie al quale si interroga il sistema sull’esistenza di rapporti di lavoro per il codice fiscale specificato.

In caso di esito negativo della verifica, è necessario inserire i dati manualmente.

Rapporto di lavoro

I dati identificativi del rapporto di lavoro, richiesti dal sistema, riguardano:

  • Data di inizio del rapporto;
  • Tipo rapporto di lavoro, tra apprendistato, lavoro a tempo indeterminato o determinato;
  • Posizione Assicurativa Territoriale Inail;
  • Voce di tariffa Inail.

Accordo di lavoro agile

L’ultima sezione riguarda i dati dell’accordo di lavoro agile, nello specifico:

  • Data sottoscrizione;
  • Tipo lavoro agile, tra “tempo indeterminato” e “tempo determinato”;
  • Data di inizio validità dell’accordo;
  • Data di fine validità dell’accordo (se a tempo determinato).

Smart working settore privato, c’è l’accordo: ecco cosa cambia

Accordo individuale smart working: invio comunicazione

Conclusa la fase di acquisizione dei dati, la comunicazione è pronta per l’invio.

Una volta trasmesso il file, il sistema rilascia una ricevuta contenente, oltre ai dati inseriti, la data di invio ed il codice comunicazione.

Accordo individuale smart working: modifica, annullamento o recesso

Nel caso in cui sia necessario apportare rettifiche o aggiornamenti sui periodi di lavoro agile già comunicati, è disponibile la funzionalità “Modifica”, con riguardo a:

  • Tipologia rapporto di lavoro;
  • PAT Inail;
  • Voce di tariffa Inail;
  • Tipologia di durata;
  • Data di sottoscrizione dell’accordo;
  • Data cessazione.

Le altre funzionalità della piattaforma riguardano:

  • Annullamento della sottoscrizione, al fine di eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato (questa circostanza non dev’essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro);
  • Recesso, per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2, della Legge numero 81/2017.

Accordo individuale smart working: modalità REST

In alternativa alla trasmissione tramite applicativo web, si legge nelle istruzioni allegate al D.M. del 22 agosto, è “disponibile una modalità Massiva REST, utile per l’invio tramite API REST di una elevata numerosità di periodi di lavoro agile da comunicare”.

L’attivazione della modalità massiva REST richiede che “l’Azienda o il Soggetto Abilitato debbano inviare una richiesta di contatto tramite un form online disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali”:

  • urponline.lavoro.gov.it”;
  • Categoria “Comunicazioni telematiche”;
  • Sottocategoria “Lavoro agile – abilitazione servizi REST”.

Nella richiesta dev’essere indicato almeno un referente tecnico al quale potersi rivolgere per concludere la procedura di abilitazione.

Con questo passaggio si realizzerà la registrazione al sistema di gestione degli accessi alle API REST (secondo il modello OAuth2.0) e lo scambio delle informazioni per le invocazioni.

Accordo individuale smart working: scadenze

Il termine entro cui effettuare la comunicazione di smart-working, si legge nella news diffusa dal Ministero del lavoro (“lavoro.gov.it – Notizie”), tenuto conto che il lavoro agile rappresenta una “mera trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa”, è pari a cinque giorni, ai sensi dell’articolo 4-bis, comma 5 del Decreto legislativo 21 aprile 2000 numero 181, con le “conseguenze sanzionatorie di cui all’articolo 19, comma 3, del Decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276”.

Slittamento al 1° novembre 2022

La news sopra citata del Ministero del lavoro ha altresì comunicato che la piena operatività della nuova procedura richiede, tra l’altro, anche “l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro relativamente all’utilizzo dei servizi Rest di invio delle comunicazioni, che presuppongono il colloquio dei sistemi informatici del datore di lavoro con quelli del Ministero e che rappresentano una modalità alternativa all’uso dell’applicativo web” disponibile su “Servizi Lavoro”.

Pertanto, in fase di prima applicazione delle nuove modalità di comunicazione, l’obbligo potrà “essere assolto entro il 1° novembre 2022” (Ministero del lavoro).

Pur in assenza dell’obbligo di trasmettere l’accordo al Ministero del lavoro, il datore è comunque tenuto a conservare il documento “per un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione” (articolo 2, comma 1, DM 22 agosto 2022).

Leggi anche “Dipendenti pubblici, arretrati in arrivo: per chi e quando”