Smart working: come funziona l’accordo individuale dal 1° settembre

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Il 1° settembre 2022 ha segnato la fine dello smart working semplificato, introdotto a seguito dell’emergenza epidemiologica da Covid-19 al fine di limitare i contatti tra le persone e ridurre il rischio di contagio.

Il principale effetto del ritorno al lavoro agile ordinario, come disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017 numero 81, riguarda l’obbligo, in capo all’azienda e al lavoratore interessato, di concludere un apposito accordo individuale che disciplini l’attività da remoto.

Adempimento, quest’ultimo, che era stato oggetto di deroga negli anni della pandemia e dello smart working semplificato.

In considerazione, tuttavia, del sempre maggior utilizzo del lavoro agile da parte delle imprese, il legislatore è comunque intervenuto eliminando l’obbligo di trasmettere l’accordo individuale di smart working al Ministero del lavoro, altrimenti in vigore dal 1° settembre 2022.

La novità, contenuta all’interno del D.L. Semplificazioni, è stata oggetto di un successivo Decreto ministeriale attuativo, dello scorso 22 agosto, con cui stati forniti chiarimenti in merito al modello da inviare e alle modalità di trasmissione.

Analizziamo in dettaglio tutto quello che c’è da sapere sull’accordo individuale di smart working dal 1° settembre.

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Smart working: forma e durata dell’accordo individuale

L’accordo di smart working, a norma dell’articolo 19, comma 1, Legge numero 81/2017, dev’essere stipulato per iscrittoai fini della regolarità amministrativa e della prova”.

Il documento può essere valido:

  • Sino ad una certa data (in tal caso le parti dovranno stipulare un nuovo accordo se intendono proseguire lo smart working);
  • A tempo indeterminato, con introduzione di un preavviso non inferiore a trenta giorni.

Con specifico riferimento ai lavoratori disabili (ai sensi delle norme sul collocamento obbligatorio, di cui all’articolo 1 della Legge 12 marzo 1999 numero 68) il termine di preavviso del recesso “da parte del datore di lavoro non può essere inferiore a novanta giorni, al fine di consentire un’adeguata riorganizzazione dei percorsi di lavoro rispetto alle esigenze di vita e di cura del lavoratore” (articolo 19 comma 2).

In ogni caso, in presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine, in caso di accordo a tempo determinato, ovvero senza preavviso se l’accordo è a tempo indeterminato.

Smart working: contenuti dell’accordo

L’accordo di lavoro agile ha l’obiettivo di disciplinare l’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.

Nello specifico, è necessario regolamentare i seguenti aspetti:

  • Forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • Tempi di riposo del lavoratore;
  • Strumenti utilizzati dal lavoratore e misure tecnico – organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
  • Condotte sanzionabili a livello disciplinare;
  • Eventuale diritto all’apprendimento.

Cosa prevede il Protocollo sullo smart working nel privato

Il 7 dicembre 2021 il Ministero del lavoro e le Parti sociali hanno sottoscritto il “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile” con l’obiettivo di individuare linee di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e / o territoriale, chiamata a definire lo svolgimento del lavoro in modalità agile, nel rispetto della Legge numero 81/2017 e degli accordi collettivi in essere.

All’articolo 2 del documento si dispone che l’accordo individuale di lavoro agile si “adegua ai contenuti della eventuale contrattazione collettiva di riferimento”, alla disciplina di legge ed alle linee di indirizzo definite nel Protocollo in parola, avendo cura che siano previste:

  • La durata dell’accordo, a tempo indeterminato o a termine;
  • L’alternanza tra periodi di lavoro all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
  • I luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
  • Gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione da remoto, anche “con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro” ed alle condotte “che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi”;
  • Gli strumenti di lavoro;
  • I tempi di riposo del lavoratore e le misure tecnico – organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
  • Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’articolo 4, Legge 20 maggio 1970 numero 300 (Statuto dei lavoratori) che dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
  • L’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
  • Le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

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Il Decreto Semplificazioni

In sede di conversione in legge 4 agosto 2022 numero 122 del Decreto Semplificazioni (D.L. 21 giugno 2022 numero 73) l’articolo 41-bis ha disposto che, con decorrenza dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i “nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile”, secondo le modalità individuate con apposito decreto ministeriale.

Lo stesso articolo dispone che:

  • I dati inviati sono resi disponibili all’Inail;
  • La mancata comunicazione è punita con la sanzione amministrativa di cui all’articolo 19, comma 3, del Decreto legislativo numero 276/2003, da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Scompare, pertanto, l’obbligo di trasmettere l’accordo individuale di lavoro agile al Ministero del lavoro, come previsto dalla normativa (Legge numero 81/2017), prima dell’avvento dello smart-working semplificato per Covid-19.

Il Decreto ministeriale attuativo

Il Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 22 agosto 2022 numero 149, in attuazione del citato articolo 41-bis, ha pubblicato il modello contenente le informazioni relative all’accordo di lavoro agile, in particolare:

  • Codice fiscale e ragione sociale del datore di lavoro;
  • Codice fiscale, cognome, nome, data di nascita, comune o stato straniero di nascita;
  • Data di inizio e tipologia del rapporto di lavoro;
  • Dati Inail, quali Posizione Assicurativa Territoriale (Pat) e voce di tariffa;
  • Data di sottoscrizione dell’accordo di lavoro agile;
  • Validità dell’accordo, con data di inizio e fine;
  • Tipologia di comunicazione, se trattasi di invio, modifica, annullamento sottoscrizione, recesso.

Il modello semplificato dev’essere trasmesso al Ministero del lavoro in modalità telematica, collegandosi al portale “servizi.lavoro.gov.it” in possesso delle credenziali Spid o Cie.

Interessati dalla novità sono gli “accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022” (articolo 2 comma 2 del Decreto ministeriale).

Nel commentare la pubblicazione del DM, il Ministro Andrea Orlando ha sottolineato che l’esigenza “di semplificazione degli obblighi di comunicazione nasce dalla necessità di rendere strutturale una procedura già ampiamente sperimentata nel periodo emergenziale, in considerazione di un sempre maggiore utilizzo di questa modalità di svolgimento del lavoro” (news del 23 agosto 2022 pubblicato sul portale “lavoro.gov.it”).

Scarica il testo del Decreto in pdf

Smart working: cosa succede con gli accordi già inviati

Il Comunicato del Ministero del lavoro del 26 agosto 2022 precisa che “restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente”, come peraltro già disposto dall’articolo 1, comma 3, del Decreto ministeriale numero 149/2022.

Di conseguenza, se l’accordo di smart working è stato inviato in data antecedente il 1° settembre, con le modalità ordinarie, non sarà necessario ri-trasmetterlo.

Fanno eccezione eventuali accordi a tempo determinato, che si intendono prorogare a partire dal 1° settembre.

Pur in assenza dell’obbligo di invio al Ministero del lavoro dell’accordo individuale, l’articolo 2 del Decreto numero 149 impone al datore di lavoro di conservare il documentoper un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione”.

Smart working: quando inviare la comunicazione

Stando alla news del Ministero del lavoro del 26 agosto scorso posto che:

  • La comunicazione semplificata di smart working riguarda “una mera trasformazione delle modalità di svolgimento della prestazione lavorativa”;
  • Si intende favorire la “semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro”;

il termine per l’invio della comunicazione di lavoro agile è fissato in cinque giorni dalla sottoscrizione dell’accordo individuale.

Sempre il Ministero ha precisato che la piena operatività della nuova procedura di comunicazione semplificata degli accordi di smart working richiede “anche l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro relativamente all’utilizzo dei servizi Rest di invio delle comunicazioni” i quali “presuppongono il colloquio dei sistemi informatici del datore di lavoro con quelli del Ministero e che rappresentano una modalità alternativa” rispetto all’utilizzo della piattaforma “Servizi Lavoro”.

Per queste ragioni, in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo di comunicazione potrà essere eccezionalmente assolto entro il prossimo 1° novembre.

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