Innanzitutto, quando si parla di digitalizzazione delle firme, spesso si pensa che questo processo consista nella scansione della semplice firma autografa su un contratto o su un documento cartaceo: niente di più falso.
Digitalizzare i processi significa infatti ripensarli completamente per renderli più efficienti, eliminando le diseconomie che spesso caratterizzano i processi tradizionali. Anche in questo caso, non è raro che le persone considerino la firma scansionata come equivalente a una semplice firma elettronica: anche questo non è accurato.
Allora, cosa intendiamo e cosa significa il sistema normativo italiano ed europeo, quando si parla di firma elettronica? Cosa differenzia una firma elettronica da una firma autografa scannerizzata davanti alla legge? E soprattutto, perché è arrivato il momento di dire addio per sempre ai contratti cartacei?
Firma elettronica OTP: cos’è e come funziona
Per la definizione di firma elettronica, il Codice dell’Amministrazione Digitale (c.d. CAD, D.Lgs 82/2005) fa direttamente riferimento al Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), che lo disciplina a livello europeo.
La firma elettronica è quindi chiaramente definita come un “insieme di dati in forma elettronica, racchiusi o collegati per associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare” (art.3, punto 1, n.10, Regolamento eIDAS). Per “dati in formato elettronico” si intende, ad esempio, una coppia di credenziali composta da nome utente e password.
Questa è la definizione della firma elettronica nella sua forma più semplice e, come vedremo, esistono altri tipi di firme elettroniche che presentano maggiore complessità e diversi gradi di sicurezza. Ma se ci soffermiamo un attimo su questa definizione di fondo, è subito evidente che il riferimento è sempre ed esclusivamente ai “dati in forma elettronica”, che costituiscono la firma, che è collegata ad “altri dati elettronici”, cioè dati che costituisce il documento informatico.
Non serve altro per capire che la scansione di una firma autografa apposta su un documento cartaceo non rientra in alcun modo in questa definizione e, quindi, non può essere considerata una semplice firma elettronica.
Inoltre, una firma autografa scannerizzata, in caso di controversia legale, non può essere sottoposta a un esperto di scrittura e quindi non è possibile confermarne l’autenticità. Del resto, una firma autografa scannerizzata non rientra in alcuna definizione legalmente riconosciuta, così come non rientra nella definizione di firma elettronica, né può garantire i requisiti che caratterizzano la tradizionale firma autografa.
Sfatati questi miti e chiarito che una firma scannerizzata non è in grado di garantire la firma legalmente valida di contratti e documenti, proviamo a capire come le diverse tipologie di firme elettroniche previste dall’ordinamento giuridico possono essere utilizzate per garantire la validità dei nostri contratti.
Quali sono i vantaggi della firma elettronica?
La firma elettronica qualificata e la firma digitale hanno un costo che inevitabilmente ricade sul firmatario. Pertanto, fatta eccezione per i professionisti che hanno la firma digitale perché hanno bisogno di firmare frequentemente grandi quantità di documenti, per i quali la legge prevede espressamente l’uso della firma digitale, la maggior parte dei cittadini non sente la necessità di avere una soluzione di questo tipo.
Quindi, come fai a convincere i tuoi clienti a firmare i tuoi documenti elettronici?
Se non vuoi ricadere nel circolo vizioso dei contratti stampati, firmati e scansionati innumerevoli volte, l’opzione migliore è fornire ai tuoi clienti una soluzione di firma elettronica semplice o avanzata che consenta loro di firmare facilmente e alle aziende per acquisire i contratti firmati in modalità completamente digitale.
Il primo dei vantaggi della firma elettronica è la possibilità di ridurre al minimo la produzione e lo scambio di documenti cartacei, addirittura a zero.
L’utilizzo di soluzioni di firma elettronica ha anche un impatto positivo in termini di sostenibilità ambientale, proprio perché rende superfluo l’utilizzo della carta e contribuisce a ridurre la necessità di spazi per l’archiviazione dei documenti cartacei. Inutile dire che anche i tempi si riducono notevolmente, perché non è più necessario stampare e scansionare un contratto più volte, soprattutto quando è necessario acquisire le firme di più persone.
Inoltre, una firma semplice o avanzata (FEA OTP) può essere apposta anche tramite l’utilizzo di codici OTP, parliamo dunque di una firma OTP.
Ciò significa che è possibile firmare da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, senza che il firmatario debba necessariamente recarsi a uno sportello o in un ufficio. Il contratto, ad esempio, può essere reso disponibile per firma su una piattaforma web dedicata.
Il firmatario può quindi accedere, anche tramite il proprio smartphone, al documento elettronico da sottoscrivere, visionarlo e firmarlo inserendo il codice di sicurezza OTP, quindi scaricare una copia digitale del contratto.
(Foto copertina: iStock/dusanpetkovic)
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