Con il D.M. 17.6.2014 il Ministero dell’economia e finanze disciplina le modalità operative che devono essere osservate per assolvere gli obblighi di natura tributaria relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione e conservazione. Va precisato che il contenuto del D.M. 23.1.2004 continua ad essere applicato limitatamente ai documenti che sono già conservati al momento dell’entrata in vigore delle nuove regole (cioè il giorno 26.6.2014), salva la possibilità del loro riversamento in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità alla nuova disciplina.

Il presente articolo è firmato dall’autore del volume “Guida operativa al processo tributario” (Maggioli, 2014)

Ai fini tributari, la sottoscrizione dei documenti informatici per i quali è prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali è fatta mediante l’apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata su certificati che sono rilasciati dalle medesime Agenzie.

Nell’applicazione delle disposizioni va fatto riferimento alle definizioni che sono contenute nel D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, e nei decreti di attuazione che sono stati emanati ai sensi dell’art. 71 di tale decreto.

La rilevanza tributaria dei documenti informatici

Le regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, devono essere osservate ai fini fiscali in materia di formazione, emissione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione, esibizione, validazione temporale e sottoscrizione dei documenti informatici. Inoltre, in materia di fatturazione elettronica, deve essere osservato il contenuto dell’art. 21 del D.P.R. 26.10.1972, n. 633,.

Sempre ai fini fiscali, i documenti informatici rilevanti devono avere i caratteri di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Inoltre, devono essere utilizzati i formati previsti dal predetto D.Lgs. e dai suoi decreti di attuazione previsti dall’art. 71 ovvero, da ultimo, i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale è tenuto a motivarne la scelta operata nel manuale di conservazione, idonei a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

I DECRETI DI ATTUAZIONE DELL’ART. 71 DEL D.LGS. 7.3.2005, N. 82

D.P.C.M. 22.2.2013: regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.

D.P.C.M. 3.12.2013: regole tecniche di sistema di conservazione.

D.P.C.M. 3.12.2013: regole tecniche per il protocollo informatico.

 

Nella conservazione dei documenti è necessario osservare le avvertenze indicate nel seguente prospetto.

La conservazione dei documenti informatici

Devono essere rispettate le norme previste:

. dal codice civile;

. dal codice dell’amministrazione digitale e dalle relative regole tecniche;

. dalle altre ne tributarie che disciplinano la corretta tenuta delle scritture contabili.

Devono essere consentite:

. le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome e nome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, se queste informazioni sono previste obbligatoriamente;

. la funzione e le chiavi di ricerca ed estrazione che potranno essere stabilite in relazione ai diversi tipi di documento con provvedimento emesso dalle Agenzie fiscali competenti.

Il processo di conservazione dei documenti informatici:

. cessa con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione;

. è effettuato entro il termie previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del D.L. 10.6.1994, n. 357, per cui la tenuta delle scritture contabili è regolare, in difetto di trascrizione, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione non sono scaduti da oltre tre mesi.

 

 La dematerializzazione

La generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico dei documenti e delle scritture analogici devono avvenire in conformità a quanto è previsto dall’art. 22, comma 3, del D.Lgs. 7.3.2005, n. 82, per cui hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

La procedura termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata su certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. La conservazione deve avvenire osservando le regole indicate in precedenza.

La conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico dei documenti analogici originali unici, ai fini fiscali, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale che sia a ciò autorizzato rispettando quanto è previsto dall’art. 22, comma 2,  del citato D.Lgs. e dalle relative regole tecniche.

 L’obbligo informativo

Il contribuente che effettua la conservazione dei documenti con rilevanza fiscale in modalità elettronica è obbligato a darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di riferimento.

Nel caso dovessero intervenire attività di verifica o di controllo o di ispezione, il documento informatico deve essere reso leggibile e, su richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture contabili che è stato dichiarato ai fii dell’IVA, come è previsto dall’art. 35, secondo comma, lettera d), del DD.P.R. 26.10.1972, n. 633.

Il documento informatico che è stato conservato può anche essere esibito per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimento emesso dai direttori delle Agenzie fiscali competenti.

L’imposta di bollo

Relativamente alla tenuta dei documenti informatici, l’imposta di bollo va corrisposta , con modalità esclusivamente  telematica (per cui è esclusa l’applicazione delle marche reperibili presso gli operatori autorizzati) ai sensi di quanto è previsto dall’art. 17 del D,Lgs. 9.7.1997, n. 241.

Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durate l’anno deve essere effettuato, in unica soluzione, entro il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (cioè entro il giorno 30 del mese di aprile se l’esercizio coincide con l’anno solare, anticipato al giorno 29 aprile se l’anno è bisestile). La fattura elettronica per la quale va corrisposta l’imposta di bollo deve riportare l’apposita indicazione che il tributo è assolto ai sensi dell’art. 6, comma 2, del D.M. 17.6.2014.

Se i libri e i registri indicati all’art. 16 della tariffa allegata al D.P.R. 26.10.1972, n. 642, (cioè il libro giornale e il libro degli inventari) sono tenuti in modalità informatica,l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse; si ricorda che, invece, la tenuta su supporto cartaceo comporta l’obbligo del pagamento dell’imposta di bollo per ogni 100 pagine o frazione.

 

Guida operativa al processo tributario

Guida operativa al processo tributario

Mogorovich Sergio, 2013, Maggioli Editore

Una guida che aiuta il professionista nell'affrontare le problematiche connesse ad un atto impositivo ed ai suoi possibili rimedi, consentendo di conoscere a fondo i meccanismi su cui si avvia e si sviluppa l'intero procedimento contenzioso, dalla proposizione del ricorso alla costituzione in...




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