Smart working 2020: proroga al 31 gennaio, cosa cambia e opzioni

Paolo Ballanti 08/10/20
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Approvato dal Consiglio dei ministriil decreto ottobre che proroga lo stato di emergenza al 31 gennaio 2021, e con esso le misure anti-covid fin qui in vigore, con l’aggiuna dell’obbligo di indossare la mascherina ovunque, anche all’aperto. Tra le misure prorogate assieme allo stato d’emergenza c’è anche lo smart working semplificato, che ora sarà proprio fino a fine gennaio 2021.

Fino a quella data si potrà fare ricorso allo smart working in modalità semplificata. Dal giorno successivo le aziende che intendono ricorrere al lavoro agile dovranno stipulare appositi accordi individuali con i dipendenti, come previsto dalla Legge n. 81/2017.

Un’altra proroga con il decreto ottobre è stata quella della cassa integrazione, che slitta al 31 ottobre 2020.

Una svolta forzata che spinge le aziende a considerare lo smart working anche nella fase post 15 ottobre. A testimoniarlo una ricerca AIDP (Associazione italiana dei direttori del personale) in base alla quale il 68% degli associati dichiara che proseguirà il lavoro agile pur nella sua connotazione ordinaria. Non solo, il 58% degli addetti ai lavori sostiene di voler ricorrere allo smart working anche nel 2021, mentre il 26% lo interromperà tra novembre e dicembre.

A questo punto è importante chiedersi: come funziona lo smart working ordinario e quali alternative ci sono? Analizziamo la questione nel dettaglio.

>> Decreto ottobre: mascherine obbligatorie sempre, multe e nuove regole

Smart working: le regole fino al 31 gennaio 2021

Finora la data ultima entro cui ricorrere al lavoro agile a prescindere dalla stipula di un apposito accordo individuale tra azienda e dipendente era fissata al 15 ottobre. ma con la proroga dello stato d’emergenza viene chiesto alle aziende di attivare questa modalità semplificata di lavoro fino al 31 gennaio 2021.

Sull’onda dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, al fine di ridurre i contatti tra le persone ed agevolare i genitori durante il periodo di chiusura delle scuole, la strada scelta dall’esecutivo è stata quella di semplificare l’attivazione dello smart working. Ad oggi infatti è sufficiente:

  • Inviare al Ministero del lavoro i nominativi dei lavoratori interessati;
  • Consegnare al dipendente l’informativa sui rischi e le precauzioni da adottare durante il lavoro agile (disponibile un modello di riferimento sul portale telematico INAIL) che questi dovrà restituire firmata;
  • Consegnare l’informativa sui rischi dello smart working anche al Rappresentate dei lavoratori per la sicurezza (RLS) che dovrà restituirla firmata.

In particolare, per inviare i nominativi al Ministero l’azienda dovrà collegarsi al sito www.lavoro.gov.it e, una volta selezionata l’area dedicata allo smart working, accreditarsi con le utenze SPID o Clic lavoro.

All’interno dell’applicativo il datore dovrà inserire i dati aziendali e caricare il tracciato in formato excel con i nominativi dei lavoratori in smart working, nonché le date di inizio e fine del lavoro agile.

Una volta completati i passaggi appena descritti si potrà inviare la comunicazione e scaricarne la ricevuta.

Smart working 2020: cosa cambia dal 16 ottobre

A ottobre, novembre, dicembre e gennaio non cambia nulla. Si potranno ancora attivare le procedure semplificate per il ricorso allo smart working. Questo tuttavia non vieta alle aziende di attivare comunque il lavoro agile, pur tuttavia rispettando l’obbligo di stipula di un apposito accordo individuale scritto con il lavoratore in cui disciplinare:

  • Esercizio del potere di controllo e direttivo da parte dell’azienda;
  • Disconnessione del dipendente e tempi di riposo;
  • Misure tecnico / organizzative e strumenti utilizzati per lo svolgimento dell’attività;
  • Condotte sanzionabili a livello disciplinare;
  • Diritto all’apprendimento.

>> Smart working: le regole per attivarlo correttamente 

L’accordo può avere un termine di validità o essere a tempo indeterminato. Sul punto è opportuno distinguere:

  • In caso di accordo a tempo indeterminato è ammesso il recesso di una delle parti con preavviso di almeno trenta giorni (il preavviso non è dovuto se sussiste un giustificato motivo);
  • In presenza di accordo a termine il recesso anticipato è possibile solo se sussiste un giustificato motivo.

Nei confronti dei lavoratori disabili i tempi di preavviso non potranno essere inferiori a novanta giorni, al fine di dare possibilità alle parti di riorganizzare l’attività produttiva o la propria vita personale e sociale.

In caso di ricorso massivo allo smart working, l’azienda può stipulare un apposito accordo – quadro con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA o RSU) o territoriali, in cui tracciare le caratteristiche principali del lavoro agile cui i singoli accordi individuali potranno rimandare, ad esempio:

  • Condizioni personali che permettono l’accesso prioritario allo smart working;
  • Procedura di richiesta del lavoro agile;
  • Coordinamento con il proprio responsabile e / o colleghi del reparto / ufficio;
  • Organizzazione del proprio tempo di lavoro nonché dei periodi di riposo.

Gli accordi individuali di smart working dovranno essere trasmessi (anche massivamente) al Ministero del lavoro attraverso l’applicativo online dedicato.

L’azienda dovrà infine consegnare a lavoratori ed RLS, con cadenza almeno annuale, l’informativa scritta sui rischi alla salute e sicurezza connessi alle modalità di svolgimento del lavoro in regime di smart working.

È opportuno precisare che i datori sono tenuti a garantire l’accesso prioritario al lavoro agile a:

  • Lavoratrici nei tre anni successivi il congedo di maternità;
  • Lavoratori con figli in condizioni di grave disabilità.

>> Smart working 2020: spettano buoni pasto e fringe benefit? 

Smart working figli fino a 14 anni: effetti della proroga stato d’emergenza

Il decreto Rilancio ha riconosciuto il diritto allo smart working ai lavoratori con figli minori di 14 anni per tutta la durata dello stato d’emergenza, che è slittato ora al 31 gennaio 2021. Fino a quella data potrà quindi essere richiesto come diritto.

Genitori con figli in quarantena: cosa fare

In base a quanto previsto dal Decreto legge n. 111/2020, dal 9 settembre al 31 dicembre 2020 hanno diritto allo smart working i lavoratori dipendenti per l’intero periodo di quarantena dei figli conviventi di età inferiore a quattordici anni, disposta dal Dipartimento prevenzione dell’ASL competente per territorio a seguito di contatto verificatosi all’interno dell’istituto scolastico.

In alternativa al lavoro agile (o qualora lo stesso non sia compatibile con le mansioni del lavoratore) è possibile optare per un congedo retribuito dall’INPS in misura pari al 50% della retribuzione: il congedo parentale speciale. 

Il congedo potrà essere fruito in luogo dell’altro genitore (non contemporaneamente).

Peraltro, nei giorni non lavorativi o in quelli dove l’interessato svolge l’attività in smart working (ordinario, semplificato o ai sensi del Decreto n. 111) l’altro genitore non potrà esercitare il diritto al lavoro agile legato alla quarantena del figlio.

Alternative allo smart working 2020

A fronte delle esigenze personali del dipendente, dal 16 ottobre in alternativa allo smart working è possibile chiedere all’azienda di assentarsi per ferie o permessi retribuiti, questi ultimi riconosciuti dal contratto collettivo applicato, a titolo di riduzione dell’orario di lavoro (ROL) o in sostituzione delle festività abolite per legge (cosiddetti “permessi ex festività).

Si segnalano poi i periodi di assenza con copertura retributiva a carico dell’INPS:

  • riposi per allattamento;
  • permessi Legge n. 104/1992;
  • congedo parentale;
  • maternità obbligatoria, anticipata o posticipata;
  • permessi obbligatori e facoltativi per il padre lavoratore;
  • congedo straordinario biennale.

Il dipendente può altresì chiedere di fruire di:

  • Permessi non retribuiti;
  • Aspettativa non retribuita.

Naturalmente, per le assenze appena citate non è prevista alcuna copertura economica a carico dell’azienda e nemmeno dell’INPS.

Da ultimo, nulla vieta all’azienda di riconoscere, individualmente o in virtù di un accordo / regolamento aziendale, permessi retribuiti aggiuntivi rispetto a quelli imposti dal contratto collettivo applicato.

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SMART WORKING E CORONA VIRUS

Lo sviluppo delle nuove tecnologie e il processo di digitalizzazione, denominato Industria 4.0, che coinvolge l’attuale contesto economico e sociale, ha determinato necessariamente dei cambiamenti anche nel modo di concepire la prestazione lavorativa, ad oggi caratterizzata dalla destrutturazione spazio-temporale.La flessibilità degli orari e del luogo della prestazione di lavoro, diventa una necessità ed una soluzione che grazie all’utilizzo dell’ ITC (information technology) si realizza concretamente.Le nuove tecnologie, in particolare quelle collaborative ed i social media, hanno concesso la possibilità di mettersi in contatto con chiunque ed in qualsiasi momento, e ciò ha completamente stravolto la cultura d’impresa.Invero, il sempre maggiore utilizzo di internet nonchè dei nuovi mezzi di comunicazione ha fatto sì che le distanze venissero meno o comunque si accorciassero, modificando notevolmente quello che era il modo di lavorare e di fare impresa.A tal proposito il diritto del lavoro si trova a fare i conti con queste nuove esigenze che necessitano di un intervento regolativo.Con la legge 81/2017 è stato introdotto e disciplinato il “Lavoro Agile”, meglio definito “Smart Working” e, per la prima volta in Italia, tale specifica modalità di svolgimento della prestazione lavorativa è stata inserita all’interno di un quadro normativo, che verrà trattato nel proseguo.Lo Smart Working, più precisamente, può essere definito come quell’“insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.Una delle tendenze che caratterizza il mercato del lavoro è, senza ombra di dubbio, la richiesta di flessibilità da parte dei lavoratori e di soluzioni che diano risposta al loro bisogno di conciliazione tra vita privata e vita lavorativa.Ed infatti la ratio posta alla base della L. 81/2017 è rappresentata proprio dall’incremento della competitività e della conciliazione dei tempi vita lavoro definito come work life balance.Questo concetto assai significativo consiste proprio nel bilanciamento tra il tempo dedicato al lavoro e alla carriera e quello dedicato a prendersi cura della famiglia e del proprio tempo libero.Le difficoltà nel gestire e bilanciare i tempi di vita nonché quelli di lavoro possono comportare, ancora, un ulteriore costo per il lavoratore in termini di riduzione del benessere; ciò può portare di conseguenza anche a compromettere la qualità della prestazione lavorativa e la produttività delle ore dedicate al lavoro.Come emerge dagli ultimi dati elaborati dall’Osservatorio smart working, i lavoratori smart mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi. Inoltre, sono più soddisfatti dell’organizzazione del proprio lavoro (il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori), ma anche delle relazioni fra colleghi (il 31% contro il 23% degli altri) e della relazione con i loro superiori (il 25% contro il 19% degli altri).Tutto ciò naturalmente, comporta risvolti positivi anche nei confronti delle aziende, tra questi spiccano l’incremento di produttività, la riduzione del tasso di assenteismo, la capacità di attrarre i talenti, l’aumento dell’engagement, il miglioramento delle competenze digitali e l’ottimizzazione della gestione degli spazi.Uno spazio all’interno di questa trattazione è dedicato agli ultimi interventi normativi circa l’utilizzo dello smart working come strumento per consentire la prosecuzione dell’attività lavorativa nella situazione di emergenza in cui si trova il nostro paese, dovuta al diffondersi del virus Covid-19.Massimiliano MatteucciConsulente del Lavoro in Roma. Partner Nexumstp Spa. Cultore della materia e Professore a contratto presso università pubbliche e private. Autore di numerose pubblicazioni in materia di Lavoro e relatore a convegni e seminari.

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COVID-19: le novità sul lavoro

A causa della comparsa di casi di trasmissione di COVID-19, il Governo ha emanato una serie di provvedimenti per la gestione ed il contenimento dell’emergenza sanitaria in atto e per il sostegno economico alle famiglie, ai lavoratori ed alle imprese; in particolare, possiamo qui così riassumere i riferimenti normativi in materia di lavoro:- d.l. 17 marzo 2020, n. 18, con misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19;- d.l. 8 aprile 2020, n. 23, recante misure urgenti urgenti in materia di accesso al credito e di adempimenti fiscali per le imprese, di poteri speciali nei settori strategici, nonché interventi in materia di salute e lavoro, di proroga di termini amministrativi e processuali.Nel presente ebook, verranno analizzate le singole misure, cercando di risolvere i principali interrogativi, attraverso domande e risposte.Rocchina StaianoDocente in Diritto della Previdenza e delle Assicurazioni Sociali, presso l’Università di Teramo; Avvocato giuslavorista; è membro del collegio dei probiviri della Cisl Regione Campania; Docente in vari Corsi di formazione; Docente-formatore sulla sicurezza nei luoghi di lavoro ai sensi del D.M. 3 marzo 2013; Formatore mediatore autorizzato dal Ministero della Giustizia. Valutatore del Fondoprofessioni. Autrice di numero pubblicazioni ed articoli in riviste anche telematiche, per le principali case editrici in materia di lavoro e di previdenza sociale.

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