Codice Amministrazione Digitale 2016: le novità su firma digitale e posta elettronica certificata

Redazione 06/02/17
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Il presente contributo è un estratto dal volume “Il Processo amministrativo telematico (PAT)” di Carmelo Giurdanella ed Elio Guarnaccia.

Il volume è disponibile per l’acquisto a questo link.

Il nuovo Codice Amministrazione digitale (CAD)

Una tappa fondamentale del processo di digitalizzazione della pubbli­ca amministrazione, ma anche in generale del complesso delle attività dei cittadini, è senz’altro rappresentato dal Codice dell’amministrazione digitale (da ora CAD), adottato con d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Esso rappresenta senza dubbio il principale atto legislativo in materia di sviluppo verso le nuove tecnologie.

Con il CAD il legislatore italiano ha inteso riunire e riordinare le nu­merose norme già esistenti, integrandole con nuove disposizioni, proprio al fine di racchiudere in un’unica fonte i principi, le regole e gli istituti fondamentali per il raggiungimento dell’obiettivo della digitalizzazione e della dematerializzazione dell’attività amministrativa, in modo tale da porre le basi per una struttura burocratica più efficiente e rapida e, so­prattutto, meno costosa.

Dalla carta al digitale

Il tema della digitalizzazione rappresenta oggi un obiettivo strategico di tutte le Pubbliche Amministrazioni e delle Società in controllo pubblico, chiamate a recepire le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale. Formare i propri documenti con modalità esclusivamente digitali, oltre a coinvolgere tutte le amministrazioni, riguarda anche tutti coloro che lavorano al loro interno. È per questa ragione che spesso si parla di “rivoluzione digitale”. La digitalizzazione dell’Amministrazione non è un ambito in cui con- finare i tecnici informatici ma, al contrario, richiede una forte sinergia tra figure molto differenti che dovranno imparare a dialogare tra loro. La digitalizzazione è prima di tutto un profondo processo culturale che nel breve periodo richiederà, indubbiamente, uno sforzo notevole per tutti ma, una volta a regime, consentirà di ottenere notevoli vantaggi sia in termini di efficienza e celerità, sia di riduzione dei costi. L’intento degli Autori è duplice:- da un lato intendono fornire ai responsabili degli enti gli strumenti operativi per avviare quei processi, organizzativi e procedimentali, che costituiscono il presupposto imprescindibile per raggiungere gli obiettivi indicati dal nuovo Codice dell’amministrazione digitale: in- dicazione delle figure da nominare, schemi riepilogativi degli adempimenti da adottare, mappatura dei procedimenti amministrativi e loro elementi essenziali da acquisire;- dall’altro intendono offrire un agile vademecum a tutti coloro che operano nelle Pubbliche Amministrazioni e che sono chiamati ad utilizzare concretamente i nuovi strumenti, quali: comunicazioni, formazione dei documenti, apposizione delle firme, attestazioni di conformità.Lo scopo finale del libro è una bella scommessa: insegnare ai Lettori “a pensare digitale” (non a digitalizzare l’esistente). Carla Franchini Responsabile degli Affari Generali e dei Siste- mi Informativi di Amministrazione Comunale. Abilitata all’esercizio della Professione Forense. Specializzata  in  Diritto  Amministrativo (SPISA – Università di Bologna) e in Diritto Tributario (“Berliri” – Università di Bologna). Esperta in diritto delle tecnologie per la P.A. (digitalizzazione, dematerializzazione e  privacy).  Francesco Minazzi Avvocato e consulente industriale nel settore dell’Information Technology, esperto in Diritto delle nuove tecnologie. Cultore della materia in Informatica Giuridica presso l’Università degli Studi di Teramo, è docente in master, seminari e corsi di formazione attinenti i profili giuridici dell’informatica.

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Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

Il testo del CAD, tuttavia, non si focalizza esclusivamente sull’opera­to della pubblica amministrazione; il legislatore ha infatti approfittato di tale provvedimento per introdurre da un lato una serie di strumenti e nozioni che esplicano la loro efficacia anche al di fuori dell’ambito am­ministrativo (si pensi alla posta elettronica certificata, alla firma digitale, alla generalizzazione della rilevanza dei documenti informatici) e, dall’al­tro, per sancire una serie di diritti innovativi per cittadini e imprese (ad esempio, il diritto all’uso delle nuove tecnologie, l’accesso e il diritto alla trasmissione di documenti in formato digitale, il diritto ai pagamenti con modalità elettronica).

[…] In base alla delega contenuta all’art. 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, la cui priorità era quella di promuovere ed assicurare il diritto dei citta­dini e delle imprese di accesso ai dati ed ai servizi in modalità digitale, con il d.lgs. 26 agosto 2016, n. 179 (in G.U. 13 settembre 2016, n. 214), il Governo ha approvato il più grande intervento modificativo del CAD, dopo una lunga e preziosissima fase di discussione, condotta non solo presso i competenti organi istituzionali, ma anche mediante il confronto con esperti del settore, portatori di interessi e società civile.

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Digitalizzazione Documenti Pubblica Amministrazione

Tale riforma era peraltro quanto mai opportuna alla luce del c.d. Rego­lamento EIDAS, n. 910 del 2014, con cui l’Unione europea ha ridisegna­to un quadro omogeneo a livello europeo sul tema della digitalizzazione, e che, non necessitando di alcun atto di recepimento, sarebbe comunque entrato in vigore in Italia il 1° luglio 2016.   Il nuovo Codice dell’amministrazione digitale è entrato in vigore il 14 settembre 2016, con l’obiettivo di rendere vera ed effettiva la digitaliz­zazione della pubblica amministrazione e la semplificazione dei rapporti con cittadini ed imprese.

La novità sta nel rinnovato art. 3 del nuovo CAD, rubricato “Diritto all’uso delle tecnologie”, che eleva al rango di diritto l’utilizzo delle solu­zioni e degli strumenti previsti dal CAD nei rapporti con le pubbliche am­ministrazioni. L’effettività della tutela del diritto all’uso delle tecnologie, riconosciuta in campo a tutti i soggetti, è data dalla previsione dell’art. 3, comma 1-ter che espressamente prevede la tutela giurisdizionale dinanzi al giudice amministrativo, secondo le regole del processo amministrativo.

[…] Tutto quanto detto, nell’interesse di due punti cardine del CAD, ossia la “qualità del servizio” e la “partecipazionedei cittadini.

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Il nuovo procedimento amministrativo digitale

Alla luce della crescente informatizzazione (nonostante le resistenze che si incontrano un po’ ovunque), i principi e gli istituti giuridici su cui da sempre si regge l’attività amministrativa stanno inesorabilmente cambiando. Il potenziale insito nei nuovi strumenti informatici è talmente incisivo, da mettere in crisi la tradizionale indifferenza ed estraneità del diritto rispetto alla tecnologia. Il nuovo procedimento informatico, rispetto al precedente modello cartaceo, appare più rigido, standardizzato, incanalato in schemi seriali, in definitiva più impersonale. Ciò non deve creare incertezze o ripensamenti. Mentre in passato le burocrazie hanno abusato della rigidità procedurale per negare le libertà individuali, ora, al contrario, i nuovi schematismi tecnologici sono in grado di assolvere, se ben impiegati, ad una funzione diametralmente opposta: realizzare i “diritti digitali” nell’accezione più avanzata, assicurando livelli minimi di garanzia e qualità delle prestazioni in termini di immediatezza, certezza, efficienza, economicità, imparzialità, trasparenza, accessibilità, conoscenza, che si pongono ad esclusivo servizio del cittadino e dei suoi bisogni. In altre parole, deviare dal modello telematico significa, per principio, erogare un servizio peggiore. Gli echi di tale impostazione si trovano anche nella recentissima giurisprudenza costituzionale.Questa pubblicazione, dal taglio pratico, è diretta agli operatori della P.A. impegnati nel passaggio al digitale: segretari, direttori e funzionari appartenenti ad uffici amministrativi e tecnici interessati dalla gestione di un flusso documentale proveniente dall’utenza o da altri enti e verso di essi. Con maggior sforzo esplicativo, si è cercato di limitare al minimo indispensabile il ricorso ai tecnicismi del gergo informatico, cercando di estendere la spiegazione agli obiettivi e ai risultati da ottenere in termini di ricadute positive sull’attività amministrativa. Anche per questo e per evitare appesantimenti, le definizioni dei più diffusi termini propri del linguaggio dell’ICT e della società dell’informazione sono contenute in un glossario a parte.Gli aspetti sopra descritti sono stati ricostruiti mediante l’analisi degli impatti della telematica sugli istituti classici del procedimento e sui tradizionali apparati organizzativi, ma ampio spazio è stato concesso anche alla costruzione di modelli operativi e organizzativi, per fornire un “libretto di istruzioni” fatto di strumenti pratici ed orientativi di pronta applicabilità nella casistica concreta. Le parti descrittive, infatti, sono spesso intervallate da schemi, esempi pratici, diagrammi di flusso, schede riassuntive, schemi di atti, privilegiando sintesi ed immediatezza. Michele Deodati Responsabile SUAP dell’Unione Appennino bolognese e laureato in Giurisprudenza, è stato Vicesegretario comunale e funzionario della Provincia di Mantova. Svolge attività formativa per Enti locali. È stato componente dell’Osservatorio per le liberalizzazioni presso il CERMES – Università Bocconi. Partecipa a vari tavoli istituzionali nell’ambito della digitalizzazione del procedimento amministrativo. È autore di circa 200 pubblicazioni sulla disciplina statale e regionale in materia di commercio, attività produttive, concorrenza, edilizia, diritto amministrativo, P.A. digitale.Il Cd-Rom contiene:-Schema delibera servizi digitali-Schema convenzione servizi digitali-Progetto gestione associata servizi digitali-Schema delibera servizio SUAP-Schema convenzione servizio SUAP-Progetto gestione associata SUAP-Organigramma-Flusso SUAP-Prospetto finanziario Requisiti hardware e software:-  Sistema operativo Windows® XP o successivi-  Browser Internet-  Programma capace di editare documenti    in formato docs (es. Microsoft Word) EXLSX (es. Microsoft Excel)-  Programma in grado di visualizzare documenti in formato PPTX (es. Microsoft PowerPoint)

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Firma digitale e SPID

Il cittadino, infatti, secondo la nuova immagine della P.A. ridisegnata dal CAD, vanta nei confronti dell’amministrazione il diritto ad un servizio pubblico qualitativamente alto, al quale può partecipare direttamente e del quale ha diritto a rimanere soddisfatto.

Uno strumento a ciò diretto è lo SPID, Sistema Pubblico d’Identità Digitale, che tramite l’attribuzione ai cittadini di un’identità digitale, per­mette, insieme alla carta d’identità elettronica e alla carta nazionale dei servizi, di accedere ai servizi digitali della pubblica amministrazione con un sistema unico di credenziali.

Posta Elettronica Certificata

[…] Al fine di ottenere la piena realizzazione dei diritti in tal modo rico­nosciuti, la P.A. digitale si avvale di numerosi strumenti, tra i quali acquisiscono importanza primaria:

a) la posta elettronica certificata, finalizzata, da un lato, a dare certezza giuridica alle comunicazioni e, dall’altro, ad abbattere i costi delle tra­dizionali raccomandate andata/ritorno;

b) la firma digitale, anch’essa utilizzata per garantire l’identificazione del soggetto che firma, la sua volontà di sottoscrivere e dare validità giuri­dica alle attestazioni che coinvolgono privati o P.A.;

c) i documenti informatici, per la cui archiviazione il Codice impone la tenuta dell’archivio elettronico, con enormi vantaggi in termini di spa­zio e tempi di ricerca;

d) le carte elettroniche (carta di identità elettronica e carta nazionale dei servizi), che fungono da strumento di autenticazione ed accesso ai ser­vizi in rete della P.A.;

e) i siti internet della P.A., i quali diventano delle vere e proprie piatta­forme di accesso per qualsiasi cittadino, caratterizzate da reperibilità, chiarezza nel linguaggio, affidabilità, semplicità, omogeneità. All’in­terno di ogni sito internet, secondo le disposizioni del Codice, devono essere presenti taluni contenuti fondamentali, quali l’organigramma, gli indirizzi e-mail utili, i servizi forniti in rete, i bandi di gara, i proce­dimenti a carico di ciascun ufficio nonché il loro responsabile.

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