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Smart working: i rimborsi spese ai dipendenti non rilevano ai fini fiscali

Paolo Ballanti
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Le somme rimborsate al dipendente in smart working per il consumo di energia elettrica e l’utilizzo dei servizi igienici, definite in maniera forfettaria e con criteri oggettivi, non rilevano ai fini fiscali.

Questo il parere dell’Agenzia entrate contenuto nella risposta ad Interpello numero 314 del 30 aprile 2021.

Ad inoltrare il quesito un Gruppo di società prossimo a sottoscrivere un accordo sindacale di secondo livello o un regolamento aziendale, con cui definire l’erogazione di una somma pari a 0,50 euro al giorno, a titolo di rimborso per le spese sostenute dai dipendenti in smart working.

L’importo in questione risulterebbe inferiore al risparmio giornaliero dell’azienda ed al costo per il dipendente, definiti con criteri oggettivi tenuto conto del consumo di energia elettrica e dei costi di utilizzo dei servizi igienici.

Secondo l’Agenzia entrate, la somma di euro 0,50 rappresenta un rimborso di consumi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse dell’azienda, come tale esente da imposizione fiscale non rappresentando un reddito per il destinatario.

Analizziamo la questione nel dettaglio.

Scarica la risposta all’Interpello dell’Agenzia delle Entrate

Smart working: l’interpello all’Agenzia delle Entrate

Il quesito nasce dalla volontà di riconoscere ai lavoratori in smart working una somma pari a 0,50 euro al giorno, a titolo di rimborso spese, alle seguenti condizioni:

  • Il luogo di svolgimento della prestazione è l’abitazione del dipendente (o un luogo diverso), i cui costi diretti sono a carico dello stesso;
  • Non si considerano le spese di vitto e i costi di climatizzazione estiva;
  • Non hanno rilevanza i costi per la rete internet ed altre spese fisse quali l’allaccio alla rete elettrica e idrica.

La somma di 0,50 euro è comunque inferiore, rileva il soggetto istante, a:

  • Costo giornaliero stimato per il dipendente (0,5135 euro);
  • Risparmio della Società (euro 0,5105);

calcolati tenendo conto del consumo di energia elettrica per l’utilizzo di un computer e di una lampada, oltre ai servizi igienici (acqua e materiale di consumo).

Smart working: rimborso di spese sostenute nell’interesse dell’azienda

L’Agenzia delle Entrate, nel rispondere al quesito, ricorda che non è soggetto a tassazione il rimborso delle spese sostenute dal dipendente per un esclusivo interesse dell’azienda.

In particolare, ricorda l’ente, sono stati considerati esenti da imposta i costi di collegamento telefonici, a carico del dipendente in telelavoro, per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda necessarie al fine di espletare l’attività lavorativa.

Rimborsi lavoratori in smart working: criterio di quantificazione delle spese

Per poter accedere all’esenzione fiscale, rileva l’Agenzia, in caso di rimborso forfetario delle spese ed in assenza di un criterio definito a livello legislativo, i costi sostenuti dal dipendente nell’interesse del datore di lavoro devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi.

Il rischio, sottolinea l’Agenzia, è quello di riconoscere al dipendente somme eccedenti gli oneri effettivamente sostenuti. La conseguenza, in questi casi, è di dover considerare il rimborso come reddito da lavoro dipendente.

Rimborsi lavoratori in smart working: il parere dell’Agenzia

Il rimborso delle spese a carico dei dipendenti in regime di smart working, come descritto dal soggetto istante, rileva l’Agenzia, essendo basato su parametri oggettivi diretti a individuare i costi risparmiati dalla Società, sostenuti al contrario dal dipendente nell’interesse esclusivo dell’azienda, è da ritenersi esente da tassazione.

Smart working: trattamento economico e normativo

Come previsto dalla normativa (Legge numero 81/2017) il lavoratore in smart working ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello riconosciuto a coloro che prestano l’attività in sede, a parità di mansioni.

In particolare, le ore svolte in smart working sono equiparate al lavoro ordinario, come tali utili alla maturazione di:

  • Ferie;
  • Permessi;
  • Mensilità aggiuntive (tredicesima ed eventuale quattordicesima);
  • Anzianità di servizio;
  • Trattamento di fine rapporto.

Al dipendente in lavoro agile spettano altresì gli incentivi di carattere fiscale e contributivo riconosciuti per incrementi di produttività ed efficienza, attraverso ad esempio i premi di risultato.

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Smart working: orario di lavoro

Per sua stessa definizione, il lavoro agile si caratterizza come una modalità di esecuzione dell’attività, resa:

  • In parte all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
  • Senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro;
  • Con l’eventuale utilizzo di strumenti tecnologici.

Di conseguenza, a livello di orario di lavoro, operano i limiti di durata massima giornaliera e settimanali imposti da legge e dal contratto collettivo applicato.

Inoltre, il dipendente ha diritto ai tempi di riposo ed alla disconnessione dagli strumenti di lavoro. Aspetti, quelli appena citati, da disciplinare nell’accordo individuale.

Smart working: potere di controllo

Lo svolgimento dell’attività a distanza non esula dall’esercizio del potere di controllo da parte del datore di lavoro, effettuato con le modalità di norma previste nell’accordo di smart working.

L’azienda può altresì irrogare sanzioni disciplinari ai dipendenti che si rendono responsabili di determinate condotte, anch’esse espressamente individuate nell’accordo. A seconda della gravità degli addebiti (e dell’eventuale recidiva) le conseguenze possono concretizzarsi nel semplice richiamo verbale sino ad arrivare al licenziamento per giusta causa.

Smart working: infortuni e malattie professionali

Essendo equiparata al lavoro ordinario, l’attività resa all’esterno dei locali aziendali è comunque destinataria della copertura assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.

Smart working semplificato

È utile ricordare come, in considerazione dell’emergenza COVID-19 e sino al 31 luglio 2021, salvo successive proroghe, sarà possibile ricorrere al lavoro agile anche in assenza di accordo scritto tra azienda e dipendente.

I datori di lavoro sono tenuti unicamente a:

  • Comunicare in via telematica al Ministero del lavoro (attraverso l’apposita piattaforma) l’elenco dei lavoratori interessati (anche in maniera massiva);
  • Informare lavoratori ed RLS (Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza) sui rischi per la salute rappresentati dal lavoro agile (disponibile un fac-simile di informativa sul sito INAIL).

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