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Smart working 2021: diritti e doveri dei lavoratori e sanzioni

Paolo Ballanti
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L’emergenza epidemiologica COVID-19 ha giustificato sino al 31 marzo 2021 il ricorso allo smart working “semplificato” senza obbligo di stipula di un apposito accordo individuale tra azienda e dipendente.

Il diffondersi della pandemia ha costretto molte realtà produttive ad organizzare l’attività dei dipendenti da remoto, in modo da ridurre drasticamente il rischio di possibili contagi.

Si parla quindi sempre più di smart working, interrogandosi se questa particolare forma di organizzazione del lavoro continuerà anche nel periodo post COVID-19.

In realtà il lavoro agile è presente nell’ordinamento italiano già dalla legge numero 81 del 2017, con cui si è voluta disciplinare la possibilità di lavorare:

  • In parte all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
  • Senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro;
  • Eventualmente utilizzando strumenti tecnologici.

Analizziamo nel dettaglio diritti e doveri dei lavoratori in smart working nel 2021.

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Smart Working 2021: l’accordo

In tutti i casi di ricorso al lavoro agile, azienda e dipendente sono tenuti a siglare un apposito accordo individuale in forma scritta, da trasmettere in via telematica attraverso l’apposito piattaforma del Ministero del lavoro (portale Cliclavoro).

L’accordo, a tempo indeterminato o soggetto a scadenza, deve regolamentare i seguenti aspetti:

  • Esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • Tempi di riposo del lavoratore e diritto alla disconnessione;
  • Strumenti tecnologici e di lavoro utilizzati dal dipendente;
  • Comportamenti sanzionabili livello disciplinare;
  • Diritto all’apprendimento e alla formazione permanente.

Eccezionalmente sino al 31 marzo 2021, in considerazione del protrarsi dell’emergenza COVID-19, i datori di lavoro possono ricorrere allo smart working senza siglare alcun accordo individuale.

Smart Working 2021: luogo di lavoro

Il lavoro agile ha, tra le sue caratteristiche principali, quella di poter essere organizzato per far si che l’attività si svolga sia all’interno che all’esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa.

Smart Working 2021: retribuzione

Il lavoratore in smart working ha diritto ad un trattamento economico e normativo complessivamente non inferiore rispetto a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni in sede.

Ci riferiamo in particolare alla retribuzione. L’attività svolta secondo le forme del lavoro agile è considerata normale orario di lavoro, remunerata come se il dipendente fosse in ufficio.

Al tempo stesso, per lo smart worker l’azienda può godere degli incentivi contributivi e fiscali legati ad incrementi di produttività (i famosi premi di risultato).

Smart Working 2021: orario di lavoro

L’attività in smart working può, per sua stessa definizione, essere svolta senza precisi vincoli di orario ma sempre nel rispetto dei limiti di durata giornaliera e settimanale stabiliti dalla legge e dal contratto collettivo applicato.

Smart Working 2021: diritto alla disconnessione

Particolare attenzione dev’essere posta nel prevedere, all’interno dell’accordo, dei tempi di riposo nell’arco della giornata lavorativa e, altresì, il diritto alla disconnessione del dipendente dalle strumentazioni tecnologiche. Quest’ultima rappresenta certamente una delle maggiori sfide del lavoro agile. Per risolverla, azienda e lavoratore possono accordarsi per prevedere fasce di reperibilità e/o periodi in cui è vietato contattare lo smart worker se non per motivi urgenti e indifferibili accordati dal datore di lavoro o dal responsabile.

Smart Working 2021: formazione

L’accordo di smart working può introdurre il diritto del lavoratore alla formazione periodica e alla certificazione delle competenze.

Smart Working 2021: salute e sicurezza

L’azienda è responsabile di:

  • Tutela della salute e della sicurezza dei dipendenti in smart working;
  • Sicurezza e buon funzionamento delle strumentazioni tecnologiche e di lavoro assegnate al dipendente.

Il dipendente interessato (e il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza) devono essere informati, con cadenza almeno annuale, sui rischi per la salute e la sicurezza legati allo svolgimento dell’attività in lavoro agile.

Da ultimo, il dipendente ha diritto all’assicurazione INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali anche per l’attività svolta in smart working all’esterno dei locali aziendali.

Smart Working 2021: il potere di controllo dell’azienda

L’azienda ha la possibilità, nei limiti di quanto previsto nell’accordo di smart working e dalla normativa di legge, di esercitare un potere di controllo sull’attività svolta dal dipendente all’esterno dei locali aziendali.

In particolare, gli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la sua prestazione (in primis pc, tablet e smartphone) possono essere utilizzati dall’azienda per ottenere informazioni sull’attività resa dai dipendenti, a patto che:

  • Il lavoratore sia adeguatamente informato circa le modalità d’uso degli strumenti di lavoro e l’effettuazione dei controlli;
  • Sia rispettata la normativa in tema di privacy;
  • Gli strumenti utilizzati dal dipendente per rendere la prestazione non vengano modificati per controllarne l’attività (ad esempio attraverso software di localizzazione).

Smart Working 2021: sanzioni

L’azienda ha il potere di sanzionare il dipendente in smart working che si rende responsabile di condotte contrarie al codice disciplinare interno e/o a quanto espressamente previsto nell’accordo individuale di lavoro agile.

Le sanzioni, distinte tra conservative e non, sono graduate in ragione della gravità del comportamento del dipendente, a partire da:

  • Rimprovero verbale;
  • Richiamo scritto;
  • Multa;
  • Sospensione disciplinare;
  • Trasferimento ad altra sede aziendale;
  • Licenziamento.

Eccezion fatta per il rimprovero verbale, tutte le altre sanzioni devono essere preventivamente contestate al dipendente, al quale sono concessi cinque giorni di tempo per presentare eventuali giustificazioni. Trascorsi inutilmente tale periodo (ovvero dopo aver giudicato insufficienti le ragioni del lavoratore) l’azienda può irrogare la sanzione disciplinare.

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