Il ruolo dei mass-media nella comunicazione istituzionale

I mass-media, ovvero mezzi di comunicazione di massa, sono quegli strumenti, quei mezzi i quali, grazie a  delle caratteristiche che li contraddistinguono e delle funzioni che possiedono, riescono a coinvolgere una quantità indefinita di persone, per questo motivo si parla di mezzi di “massa”. Essi si sono sviluppati in seguito ai processi tecnologici che hanno caratterizzato il secolo scorso, tra cui ad esempio l’invenzione del telefono, della radio, della televisione, i cambiamenti che hanno riguardato la tipografia, la cinematografia, la nascita dell’informatica, della telefonia mobile, fino ad arrivare alla tv digitale e così via. Questi mezzi si sono diffusi attraverso una variazione dei processi produttivi e degli standard che fino a quel momento avevano caratterizzato l’industria meccanica, nasce quindi l’industria culturale, la quale non si occupa della produzione di oggetti ma crea personaggi, opinioni e modelli culturali.

Anche le pubbliche amministrazioni man mano iniziarono ad avvicinarsi a questi media poiché l’attività di comunicazione veniva considerata essenziale, tuttavia bisogna sempre tenere presente che affinché ci sia una corretta comunicazione è indispensabile che quanto comunicato possa essere compreso dall’interlocutore. La pubblica amministrazione mediante gli operatori dell’Ufficio stampa svolge attività di informazione; è importantissimo, per avere successo, effettuare una corretta selezione delle notizie e delle comunicazioni da trasmettere poiché non basta semplicemente raccogliere dei dati ma capire, invece, quali possano essere in grado di catturare l’attenzione dei lettori.

Inoltre è fondamentale che ci sia una maggiore trasparenza da parte dell’istituzione nei confronti del cittadino, che si tenda ad una crescita della sensibilità alla comunicazione e che pertanto la comunicazione stessa diventi elemento strutturale dell’istituzione.

E’ anche vero però che non basta semplicemente trasmettere informazioni ma risulta indispensabile fornire la giusta dose di forza comunicativa affinché la comunicazione risulti efficace, infatti l’informazione tende a privilegiare tutto ciò che si allontana dalla realtà e dalla normalità, motivo per il quale è nota l’espressione americana “bad news are good news” che tradotta in italiano significa “le cattive notizie sono buone notizie”, poiché in genere gli eventi troppo banali e normali non fanno notizia mentre si tende a considerare di successo tutte quelle comunicazioni e quelle informazioni in grado di attirare l’attenzione proprio per la loro particolarità.

Ovviamente la scelta delle notizie e dei dati da comunicare richiede tempo ed un’accurata selezione e bisogna anche tenere in considerazione che non si è da soli sul mercato, perciò è importantissimo riuscire a battere la concorrenza presentando ai propri interlocutori qualcosa di nuovo e diverso da quello che proporranno gli altri.

Nelle istituzioni la raccolta di informazioni avviene mediante l’utilizzo di fonti stabili che forniscono le informazioni necessarie che poi diventeranno delle “notizie”, soltanto in questo modo diventerà più semplice la selezione dei dati raccolti e la valutazione relativa alla loro notiziabilità.

Nel caso delle organizzazioni istituzionali esiste comunque la possibilità di un accesso costante alle fonti che procurano qualsiasi tipo di informazione e bisogna anche tenere presente che, a differenza di altri ambiti, le fonti sono sicuramente attendibili in quanto fonti ufficiali, pertanto vengono accorciati i tempi di lavorazione e si ha una posizione di vantaggio nel rapporto con i media.

Un vantaggio ad esempio è rappresentato dalle istituzioni che possiedono un portavoce o degli Uffici stampa in quanto questi ultimi rendendosi disponibili nei confronti dei giornalisti possono fornire in tempo reale le informazioni necessarie. Compito del giornalista in genere è quello di valutare l’attendibilità di una fonte e nel caso delle istituzioni il problema riguardante la credibilità della fonte e quindi della notizia viene quasi del tutto a cadere, anzi, con il passare del tempo si viene a creare una complicità tra il giornalista e la fonte e di conseguenza si verifica uno scambio di opinioni e di consigli anche relativi al reciproco operato e questo può risultare notevolmente costruttivo per entrambi.

Inoltre è molto importante che venga curato il sito internet dell’istituzione a partire dalla fase iniziale in cui il sito viene ideato a cura dell’Ufficio stampa, successivamente si passerà alla scelta dei materiali informativi da inserire nel sito e da aggiornare costantemente, il sito deve possedere tutte quelle qualità che possano permettergli di risultare gradevole agli occhi di chi naviga e ricco di informazioni necessarie per l’utente.

In generale parlando di strumenti di comunicazione è necessario fare una distinzione tra mezzi di comunicazione indiretta, come la pubblicità, e mezzi di comunicazione diretta, come le brochure, le newsletter, i prodotti offline ed online, quali i cd rom o internet. Esistono poi altri due settori quali le sponsorizzazioni e le relazioni con la stampa ed i media in generale.

La pubblicità rappresenta il mezzo mediante il quale viene realizzata una comunicazione vera e propria poiché essa permette che si arrivi rapidamente al proprio interlocutore.

Gli strumenti di comunicazione diretta, come le brochure o le newsletter, invece, consentono di lanciare dei messaggi mirati ad una categoria di utenti in relazione ad una precisa tipologia di prodotti o di servizi da proporre.

Internet è da considerare come strumento a sé rispetto agli altri poiché rappresenta un ambiente immenso, dai confini indefiniti, con delle proprie regole ed una propria organizzazione delle conoscenze, un universo virtuale, globale ed interattivo nel quale si annullano le distanze tra azienda e consumatore e quindi anche tra ente e cittadino ed anche il settore pubblico ha dovuto a poco a poco, e dovrà ulteriormente, adeguarsi alle caratteristiche di questo nuovo mondo.

Internet è un potente mezzo di comunicazione e questo è uno dei fattori più importanti da tenere presenti, inoltre ha un costo molto ridotto e quindi risulta accessibile ad un grande numero di persone, l’unica pecca è data dall’inizialmente scarsa diffusione del personal computer e dalla capacità di utilizzo da parte di un’ampia fetta della popolazione, tuttavia con il passare del tempo si è assistito ad una notevole crescita del numero di corsi orientati proprio al miglioramento delle conoscenze informatiche ed anche il numero degli acquisti di strumenti informatici è aumentato gradualmente fino ad arrivare ai nostri giorni in cui spesso molte persone non riescono più a gestire quasi la propria quotidianità senza Internet e senza l’utilizzo degli strumenti informatici, ormai adoperati sia in ambito lavorativo che personale.

L’aumento dei nuovi mezzi di comunicazione di massa ha rappresentato una sfida ma anche una grande opportunità per garantire un migliore funzionamento del sistema organizzativo della pubblica amministrazione basato perciò sulla comunicazione considerata non come strumento di potere ma come sistema di valori.