Smart working e Coronavirus: come inviare la comunicazione al Ministero

Paolo Ballanti 18/03/20
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Il Governo, con lo scopo di contrastare il diffondersi del virus COVID-19, ha previsto un canale semplificato per l’attivazione dello smart working (o lavoro agile) così da permettere ai dipendenti di lavorare da casa e ridurre in questo modo il contatto con altre persone.

Le misure, estese all’intero territorio nazionale, permettono alle aziende di comunicare online al Ministero del lavoro i dipendenti coinvolti. Nessuna ulteriore comunicazione è dovuta ad INPS ed INAIL.

In particolare, per assolvere gli obblighi informativi sui particolari rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori, è disponibile sul sito dell’INAIL, l’informativa da consegnare a dipendenti ed RLS.

Vediamo la disciplina nel dettaglio.

 Smart working: come attivarlo correttamente

Smart working e Coronavirus: come comunicarlo

Il Decreto del Presidente del consiglio dei ministri del 1º marzo scorso ha previsto la possibilità, nell’intero territorio nazionale e fino al termine dello stato di emergenza previsto per il 31 luglio prossimo, di ricorrere allo smart working attraverso una procedura semplificata e snella, che non necessita della stipula di un accordo individuale tra azienda e dipendente.

La misura si applica a tutti i rapporti di lavoro subordinato.

Per l’attivazione del lavoro agile è infatti sufficiente una comunicazione sull’apposito portale del Ministero del lavoro. Possibile anche il caricamento di un file excel con la lista di tutti i dipendenti coinvolti così da minimizzare i tempi. Sul portale ministeriale è disponibile un tracciato excel che le aziende possono compilare per l’invio massivo.

Le informazioni da comunicare sono:

  • Dati aziendali;
  • Cognome, nome, codice fiscale dei dipendenti coinvolti;
  • Data di decorrenza e fine dello smart working (una volta raggiunto il termine sarà necessario rinnovare il periodo con una nuova comunicazione);
  • Voce di tariffa INAIL;
  • PAT INAIL.

È sempre possibile inviare una successiva comunicazione se nuovi dipendenti si aggiungono a quelli già in smart working.

Si ricorda che l’accesso al portale ministeriale è possibile per coloro che sono in possesso delle credenziali Cliclavoro o SPID.

Smart Working: informativa a dipendenti ed RLS

Il DPCM del 1º marzo prevede che sul portale INAIL è disponibile un fac-simile dell’informativa da rendere obbligatoriamente a dipendenti ed RLS (i quali dovranno restituirla firmata) sui rischi legati al particolare svolgimento dell’attività lavorativa in smart working.

Smart Working e Coronavirus: è necessaria la comunicazione all’INAIL?

Per l’attivazione dello smart working non è necessaria alcuna comunicazione all’INAIL o adempimento particolare. Infatti, la copertura assicurativa già attiva per il lavoro negli ambienti aziendali si estende automaticamente al lavoro da casa.

Se, ad esempio, un impiegato che svolge lavoro d’ufficio è coperto ai fini INAIL dalla voce 0722 “uso computer”, la stessa copertura si estende allo smart working.

Le aziende sono esonerate dall’attivare specifiche polizze per il lavoro reso da casa.

Non a caso, nella comunicazione al Ministero del lavoro per ogni dipendente interessato si deve indicare la voce di rischio INAIL attribuita (ad esempio la 0722 citata sopra) e il codice che identifica l’azienda nei suoi rapporti con l’ente (cosiddetta “PAT”).

Smart working: Decreti successivi

Le misure previste dal DPCM del 1º marzo sono state confermate anche dai successivi provvedimenti del 4, 8, 9 e 11 marzo. Quest’ultimo, in particolare, ha decretato, come ben noto, la sospensione di una serie di attività commerciali e professionali dal 12 al 25 marzo.

Smart working: trattamento economico

Il lavoro reso in regime di smart working è equiparato a quello normalmente svolto in azienda. Non è infatti prevista alcuna riduzione della retribuzione per effetto del lavoro da casa.

Continuano a maturare scatti di anzianità, ferie, permessi, TFR e mensilità aggiuntive.

Smart working: trattamento normativo

Durante il lavoro da casa il dipendente è soggetto agli stessi obblighi e doveri imposti per l’attività in azienda. La presenza di comportamenti contrari al regolamento disciplinare può comunque esporre il lavoratore ad apposite sanzioni.

L’azienda può indicare obblighi e doveri ulteriori, tarati sul lavoro agile, in un’informativa ad hoc da consegnare ai dipendenti.

Per saperne di più:

SMART WORKING E CORONA VIRUS

Lo sviluppo delle nuove tecnologie e il processo di digitalizzazione, denominato Industria 4.0, che coinvolge l’attuale contesto economico e sociale, ha determinato necessariamente dei cambiamenti anche nel modo di concepire la prestazione lavorativa, ad oggi caratterizzata dalla destrutturazione spazio-temporale.La flessibilità degli orari e del luogo della prestazione di lavoro, diventa una necessità ed una soluzione che grazie all’utilizzo dell’ ITC (information technology) si realizza concretamente.Le nuove tecnologie, in particolare quelle collaborative ed i social media, hanno concesso la possibilità di mettersi in contatto con chiunque ed in qualsiasi momento, e ciò ha completamente stravolto la cultura d’impresa.Invero, il sempre maggiore utilizzo di internet nonchè dei nuovi mezzi di comunicazione ha fatto sì che le distanze venissero meno o comunque si accorciassero, modificando notevolmente quello che era il modo di lavorare e di fare impresa.A tal proposito il diritto del lavoro si trova a fare i conti con queste nuove esigenze che necessitano di un intervento regolativo.Con la legge 81/2017 è stato introdotto e disciplinato il “Lavoro Agile”, meglio definito “Smart Working” e, per la prima volta in Italia, tale specifica modalità di svolgimento della prestazione lavorativa è stata inserita all’interno di un quadro normativo, che verrà trattato nel proseguo.Lo Smart Working, più precisamente, può essere definito come quell’“insieme di modelli organizzativi, moderni e non convenzionali, caratterizzato da un elevato livello di flessibilità nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti di lavoro, e che fornisce a tutti i dipendenti di un’azienda le migliori condizioni di lavoro”.Una delle tendenze che caratterizza il mercato del lavoro è, senza ombra di dubbio, la richiesta di flessibilità da parte dei lavoratori e di soluzioni che diano risposta al loro bisogno di conciliazione tra vita privata e vita lavorativa.Ed infatti la ratio posta alla base della L. 81/2017 è rappresentata proprio dall’incremento della competitività e della conciliazione dei tempi vita lavoro definito come work life balance.Questo concetto assai significativo consiste proprio nel bilanciamento tra il tempo dedicato al lavoro e alla carriera e quello dedicato a prendersi cura della famiglia e del proprio tempo libero.Le difficoltà nel gestire e bilanciare i tempi di vita nonché quelli di lavoro possono comportare, ancora, un ulteriore costo per il lavoratore in termini di riduzione del benessere; ciò può portare di conseguenza anche a compromettere la qualità della prestazione lavorativa e la produttività delle ore dedicate al lavoro.Come emerge dagli ultimi dati elaborati dall’Osservatorio smart working, i lavoratori smart mediamente presentano un grado di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi. Inoltre, sono più soddisfatti dell’organizzazione del proprio lavoro (il 31% degli smart worker contro il 19% degli altri lavoratori), ma anche delle relazioni fra colleghi (il 31% contro il 23% degli altri) e della relazione con i loro superiori (il 25% contro il 19% degli altri).Tutto ciò naturalmente, comporta risvolti positivi anche nei confronti delle aziende, tra questi spiccano l’incremento di produttività, la riduzione del tasso di assenteismo, la capacità di attrarre i talenti, l’aumento dell’engagement, il miglioramento delle competenze digitali e l’ottimizzazione della gestione degli spazi.Uno spazio all’interno di questa trattazione è dedicato agli ultimi interventi normativi circa l’utilizzo dello smart working come strumento per consentire la prosecuzione dell’attività lavorativa nella situazione di emergenza in cui si trova il nostro paese, dovuta al diffondersi del virus Covid-19.Massimiliano MatteucciConsulente del Lavoro in Roma. Partner Nexumstp Spa. Cultore della materia e Professore a contratto presso università pubbliche e private. Autore di numerose pubblicazioni in materia di Lavoro e relatore a convegni e seminari.

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