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Bit4id per l’Organismo di Conciliazione di Firenze: digitalizzare i verbali di mediazione grazie alla firma elettronica

Sottoscrizione contestuale dei verbali per gli incontri di mediazione svolti da remoto: Bit4id supporta la completa trasformazione digitale dell’Organismo di Conciliazione di Firenze, modello di avanguardia in Italia nell’innovazione del servizio di giustizia alternativa

firma elettronica verbali

Il periodo della pandemia da Covid-19 ha visto interi settori e attività arrestare la propria corsa. Nel susseguirsi di crisi sanitaria e finanziaria, diverse realtà hanno trovato la forza di cambiare le strategie attuate e sperimentare nuove modalità di funzionamento e collaborazione, anche sulla base dell’intervento del legislatore che ha previsto e rafforzato la cd. Mediazione online.

L’Organismo di Conciliazione di Firenze, uno dei più importanti organismi di mediazione italiani, negli ultimi due anni ha affrontato diverse difficoltà per assicurare la continuità operativa. In particolare, ha avvertito la mancanza di una soluzione tecnologica per la gestione a distanza dei verbali di mediazione che consenta la contestuale sottoscrizione dei verbali da parte dei partecipanti agli incontri di mediazione svolti da remoto. Tale mancanza ha determinato una serie di problemi e rallentamenti nello svolgimento della fase conclusiva del procedimento di mediazione.

In applicazione dell’art. 83 DL N. 18/2020 e successive modifiche, nonché sulla base delle linee guida emanate dall’Associazione Nazionale Mediatori Professionisti e sulla scorta della Direttiva europea sulle Alternative Dispute Resolution e del Regolamento (UE) n. 524/20013, l’Organismo di Conciliazione di Firenze ha scelto di migliorare ulteriormente i propri processi affidandosi a Bit4id, azienda specializzata nello sviluppo di servizi legati all’identità digitale e alla firma elettronica.

Il processo di sottoscrizione dei verbali di conciliazione è stato trasformato in cloud senza sforzi, semplicemente attivando e configurando opportunamente una piattaforma dedicata alla gestione dell’iter documentale e alla firma elettronica. La firma online di verbali di mediazione consentirà a cittadini, avvocati e mediatori – tra cui anche notai e commercialisti – di collaborare a distanza, rispettare le procedure di svolgimento della mediazione e sottoscrivere in modo semplice e a piena validità legale.

Come testimoniato dall’Avv. Pietro Beretta Anguissola, Responsabile dell’Organismo di Conciliazione di Firenze:

La possibilità di svolgere gli incontri di mediazione a distanza tramite collegamento in video conferenza, già in uso in molti Organismi di mediazione, ha avuto enorme diffusione nel corso della fase emergenziale, che, purtroppo, è ancora in corso. Attualmente il nostro Organismo gestisce oltre cinquanta incontri di mediazione al giorno e circa l’80% si svolge da remoto. Le odierne tecnologie consentono di svolgere gli incontri senza alcun problema, mediante video conferenze. Più problematica è risultata la sottoscrizione del verbale conclusivo dell’incontro di mediazione a distanza. Si è dovuto così ricorrere all’invio del verbale via PEC e all’inoltro ai vari partecipanti per la sottoscrizione. Perché possa ritenersi che la mediazione online funzioni, è necessario che il sistema della sottoscrizione dei verbali sia contestuale e semplice. Insieme a Bit4id abbiamo sviluppato un sistema che consente alle parti e agli avvocati di sottoscrivere il verbale, condividendo il documento, attribuendo un codice OTP alle parti, consentendo agli avvocati e al mediatore di sottoscrivere con la propria firma digitale, senza necessità di inviare il file a mezzo PEC. Questo sistema consentirà alla mediazione online di rafforzarsi, superando le attuali problematiche di funzionamento.”

Efficienza e innovazione: la piattaforma di Libro Firma di Bit4id per la sottoscrizione dei verbali di mediazione online

La necessità di un sistema tecnologico che consenta la contestuale sottoscrizione dei verbali mediante firme elettroniche e firma digitale è emersa in maniera immediata, nel momento in cui la maggioranza degli incontri ha cominciato a svolgersi mediante collegamenti da remoto. Il processo di digitalizzazione del processo di mediazione, per quanto riguarda la sottoscrizione dei verbali, ha posto una serie di problemi:

  • alla firma di un unico documento partecipano molteplici firmatari;
  • i professionisti della mediazione generalmente sono già provvisti di uno strumento di firma; gli assistiti, invece, possono esserne sprovvisti;
  • i documenti sottoscritti devono essere forniti nei formati PAdES e CAdES (comunemente accettati da tribunali e PA).

La piattaforma di firma elettronica di Bit4id permette di eliminare carta, stampe, scansioni, e di rispondere alle peculiarità della mediazione assicurando:

  • L’integrazione nelle operazioni di firma degli strumenti già in possesso da parte di mediatori e avvocati (smartcard, token ecc.), in forza del supporto nativo rispetto ai dispositivi di firma locale più diffusi sul mercato;
  • La sottoscrizione dei verbali da qualsiasi dispositivo (desktop, smartphone, tablet) e sistema operativo, con apposizione di FEQ (Firma elettronica qualificata) e FES (Firma elettronica semplice);
  • L’esportazione dei documenti sottoscritti nei formati PAdES e CAdES.

La possibilità di firmare elettronicamente conferita agli assistiti nel procedimento di mediazione conciliare rappresenta un’ulteriore innovazione che include concretamente i cittadini anche nella versione da remoto della seduta di mediazione conciliare.

Nelle parole di Marco Scognamiglio, ID Service Marketing Director di Bit4id:

Con il nostro supporto l’Organismo di Conciliazione di Firenze ha approntato una modalità integrativa e complementare di fruizione del servizio pubblico di giustizia alternativa, dotandosi della possibilità concreta di firmare i verbali direttamente online a vantaggio di cittadini, avvocati di parte e conciliatori. L’assetto implementato ha tutte le condizioni per costituire il “new normal” della mediazione conciliare in Italia.

Bit4id, un partner strategico per la trasformazione digitale di aziende e istituzioni

Dal 2004 Bit4id ha incentrato le proprie attività nella ricerca e nello sviluppo di soluzioni per la sicurezza informatica e la trasformazione digitale di grandi, piccole e medie imprese. Sia nel pubblico che nel privato, durante la pandemia l’azienda ha fornito diverse soluzioni innovative per assicurare la continuità operativa e rispondere alla crescente domanda di digitalizzazione dei processi.

Rispetto a soluzioni competitor all’interno del mercato del Digital Transaction Management nazionale e internazionale, la soluzione di Bit4id si contraddistingue per la possibilità concreta di gestire scenari complessi di utilizzo delle firme elettroniche, assicurando tempi rapidi di configurazione, massima interoperabilità e valore legale dei documenti sottoscritti. Attraverso questa soluzione, Bit4id garantisce un vero e proprio “hub” per l’adozione della firma elettronica, l’internazionalizzazione del business (con la possibilità di creare e utilizzare firme valide in 27 Paesi UE) e la digitalizzazione dei processi   documentali, in risposta ad elevati profili di tutela legale.

La soluzione di firma digitale si inserisce nel quadro più grande della suite di prodotti in cloud di Bit4id con cui:

Un insieme di soluzioni per la trasformazione digitale di organismi professionali, che risponde adeguatamente anche alle esigenze avvertite nel settore bancario, finanziario e assicurativo, oltre che nelle industry Energy, Telco, Fashion e Luxury.

 

(Foto di copertina: iStock/Tippapatt)




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