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Smart working, quali controlli può fare il datore di lavoro?

Paolo Ballanti
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Il lavoratore in smart working è soggetto al potere di controllo dell’azienda. Questo può essere esercitato con modalità definite nell’accordo di lavoro agile, stretto tra datore di lavoro e dipendente.

In particolare, i controlli possono interessare gli strumenti utilizzati dal lavoratore, come pc, tablet, smartphone. Oltre ad estendersi a posta elettronica e traffico internet.

Innanzitutto è bene sapere che le verifiche aziendali devono svolgersi nel rispetto della normativa di legge (in particolare lo Statuto dei lavoratori L. n. 300/1970) e della privacy dei dipendenti.

In caso di controlli, i lavoratori devono soprattutto essere informati sulle modalità di esecuzione degli stessi e sui comportamenti corretti da osservare.

Analizziamo la questione nel dettaglio.

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Smart working: accordo

L’accordo di smart working ha lo scopo di disciplinare le modalità di esecuzione dell’attività, tra cui le forme di esercizio del potere di controllo e direttivo del datore di lavoro.

Possono inoltre essere previste le condotte che il dipendente in lavoro agile è tenuto ad evitare, perché tali da esporlo a sanzioni disciplinari. Queste, in base alla gravità del fatto, possono portare sino al licenziamento per giusta causa, senza il riconoscimento del periodo di preavviso.

Copia dell’accordo dev’essere trasmessa al Ministero del lavoro, attraverso l’apposita piattaforma telematica disponibile sul portale “cliclavoro.gov.it”. In presenza di più accordi individuali è possibile inviare le comunicazioni in maniera massiva.

Smart working: Pc, tablet e smartphone

I controlli dell’azienda nei confronti dei lavoratori in smart working possono interessare gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione di lavoro, ad esempio tablet e smartphone.

In questo caso è importante sapere che il datore può ottenere informazioni attinenti l’attività lavorativa a patto che:

  • Sia garantita al lavoratore adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti stessi e l’effettuazione dei controlli;
  • Sia rispettata la normativa in tema di privacy;
  • Lo strumento di lavoro non venga modificato per controllare il lavoratore (l’esempio tipico è l’installazione di software di localizzazione o filtraggio).

Smart working: Posta elettronica

In generale la posta elettronica è equiparata alla corrispondenza epistolare o telefonica. Questa è pertanto da considerarsi inviolabile da parte dell’azienda.

La situazione è differente per gli account di posta elettronica aziendale utilizzati per fini privati. Sul punto la giurisprudenza (Ordinanza Tribunale Milano 10 maggio 2002) 10 maggio 2002) ha affermato che l’uso dell’email per scopi extra-lavorativi esclude l’applicazione del principio di segretezza.

Si cita ad esempio una sentenza della Cassazione (numero 2722 del 23 febbraio 2012) con cui si è ritenuto legittimo il controllo della posta elettronica, nei confronti di un soggetto accusato di aver diffuso notizie riservate concernenti un cliente e di aver effettuato, grazie alle stesse, operazioni finanziarie a proprio vantaggio.

Smart working: controlli sulla posta elettronica

Ad ogni modo, i servizi di posta elettronica possono essere suscettibili di controllo da parte del datore di lavoro, nel rispetto dei limiti imposti dal Garante della privacy (Provvedimento del 1º marzo 2007):

  • Informare preventivamente i lavoratori circa le modalità di utilizzo della posta elettronica e su eventuali controlli;
  • Adottare idonei accorgimenti per la conservazione ed il trattamento dei dati ricavati dai controlli;
  • Introdurre misure organizzative ad hoc, ad esempio un avviso automatico contenuto nelle email in cui ricordare al destinatario la natura non privata della comunicazione.

Le verifiche effettuate dall’azienda devono comunque essere anonime e concludersi con un avviso generalizzato ai dipendenti che segnali un utilizzo anomalo della posta elettronica, oltre ad invitare la popolazione aziendale ad attenersi alle disposizioni ed istruzioni impartite.

Smart working: Internet

Il datore di lavoro può effettuare controlli sull’utilizzo di internet da parte dei dipendenti (Provvedimento Garante privacy del 1º marzo 2007). È legittima la raccolta di dati con proxy server o altri strumenti, a patto che ciò riguardi la tutela di beni estranei al rapporto di lavoro (come il patrimonio aziendale) e non la verifica sull’adempimento della prestazione lavorativa.

In queste ipotesi l’azienda è comunque tenuta ad informare i dipendenti su:

  • Corretto utilizzo della linea internet;
  • Modalità di svolgimento dei controlli;
  • Comportamenti non concessi rispetto alla navigazione internet (ad esempio il download di file musicali);
  • Limiti di utilizzo della linea internet per scopi personali, come l’uso circoscritto alle pause intermedie;
  • Conseguenze di tipo disciplinare per le condotte contrarie ai limiti prescritti.

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Smart working: Investigatori

L’azienda può fare ricorso ad investigatori nel caso in cui, ha affermato la Cassazione, vi siano sospetti sulla condotta del dipendente.

Il controllo non dev’essere diretto a verificare l’adempimento della prestazione lavorativa ma a tutelare il patrimonio aziendale. Gli investigatori possono quindi intervenire:

  • Per verificare il contenuto di illeciti già commessi dal dipendente;
  • In ragione del mero sospetto o dell’ipotesi che gli illeciti siano in corso di esecuzione.

Smart working: controlli a distanza

Il datore di lavoro può in generale realizzare controlli a distanza attraverso impianti audiovisivi ed altri strumenti, esclusivamente:

  • Per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale (si parla di “controlli difensivi”);
  • Informando preventivamente il lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e lo svolgimento dei controlli;
  • In osservanza della normativa in materia di privacy;
  • A seguito di apposito accordo collettivo con le RSA – RSU.

In mancanza di accordo sindacale, gli impianti e gli strumenti di controllo possono essere installati previa autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro (ITL). Per le imprese con unità produttive site in territori di competenza di più ITL, l’autorizzazione è rilasciata dalla sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro (INL).

Smart working: sanzioni disciplinari

Le conseguenze per i lavoratori che si rendono colpevoli di comportamenti contrari al codice disciplinare dell’azienda o all’accordo di smart working, sono rappresentate da:

  • Richiamo verbale;
  • Ammonizione scritta;
  • Multa, per un importo pari a quattro ore di retribuzione base;
  • Sospensione non eccedente i dieci giorni;
  • Trasferimento;
  • Licenziamento disciplinare per giusta causa (senza preavviso) o giustificato motivo soggettivo (con preavviso).

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