Quando un dipendente svolge la propria attività lavorativa fuori dalla normale sede di lavoro, in pratica va in trasferta aziendale, le spese di trasferta sostenute per svolgere le proprie mansioni fuori dal territorio comunale, sono soggette e esenzione Irpef:  in pratica non concorrono a formare reddito.

Ovviamente in qualche modo devono essere spese documentate, affinché siano considerate non imponibili, ai fini della determinazione del reddito da lavoro dipendente. Bene, a questo proposito l’Agenzia delle entrate ha fornito, con la sua Risposta n.22/2018 del 4 ottobre, un importante chiarimento, affermando che per documentare queste spese di trasporto e far si che vengano considerate non imponibili, è valida l’attestazione di pagamento risultante dall’estratto conto della carta intestata al datore di lavoro. Queste saranno poi confermate con la validazione della nota spese.

In breve, l’estratto conto della carta aziendale che riporta tutti i dati della trasferta effettuata, è valido ai fini dell’esenzione Irpef dei costi di viaggio, anche senza la stampa dei biglietti.

Cerchiamo di capire in concreto il chiarimento del Fisco in merito alle spese di trasporto effettuate dal dipendente.

Esenzione Irpef trasferte da lavoro: il parere dell’Agenzia delle entrate

Come la stessa Agenzia delle entrate ha chiarito:

“In queste ipotesi e in relazione alla fattispecie in esame, per le spese di trasporto, è statuito che “Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito … al netto delle 5 spese di … trasporto….”.

Con tale formulazione, pertanto, il legislatore ha previsto che non debbano essere imputate al lavoratore, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire al proprio dipendente di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro.

In relazione alla valenza probatoria della documentazione delle spese di trasporto, l’A.F. si è più volte pronunciata relativamente all’ipotesi di rimborso al dipendente delle spese di trasporto sostenute in occasioni di trasferte, e che possono ritenersi valide anche in relazione alla fattispecie in esame, laddove si configura un diretto sostenimento della spesa di trasporto da parte del datore di lavoro.

Invero, è stato precisato che affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione.

Inoltre, è stato specificato che per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i citati rimborsi non è necessario che detta documentazione, giustificativa dell’effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Dall’esame della documentazione prodotta in allegato all’istanza di interpello, si rileva che l’estratto conto rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso, su supporto cartaceo, alla società istante, individua per ciascuna transazione:

  • la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario,
  • il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente,
  • il centro di costo, il codice identificativo del viaggio;
  • il prestatore d’opera con descrizione della prestazione, ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto 6 elettronico, la classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio, infine la valuta e l’importo pagato

successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta, risultano, ad avviso della scrivente, idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese”.

Esenzione Irpef trasferte lavoro: spese non intestate al lavoratore

In pratica quello che l’Agenzia ha messo in evidenza è che non è necessario che le spese sostenute dal dipendente in trasferta siano intestate a lui stesso: è sufficiente che queste siano documentate essere state sostenute nel luogo e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Esenzione Irpef trasferte lavoro: sufficiente l’estratto conto aziendale

L’estratto conto della carta aziendale, trasmesso su supporto cartaceo all’azienda finanziaria che ha emesso la carta e contiene tutte le informazioni copra dette, informazioni successivamente confermate dalla validazione della nota spese, è idoneo ad attestare l’effettivo spostamento in trasferta del dipendente, anche se non si procede a stampare tutti i documenti rilasciati dai diversi vettori utilizzati per gli spostamenti. Le relative spese di trasporto effettuate e documentate sono quindi considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito da lavoro dipendente.

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