Con la risoluzione 96/E/2017 l’Agenzia delle Entrate pone una pietra miliare riguardo ai processi di dematerializzazione delle note spese dei dipendenti, da sempre una spina nel fianco delle aziende, a causa delle difficoltà di conservazione di alcune tipologie di documenti giustificativi (quali ad esempio gli scontrini e le fatture stampate su carta termica) e del tempo che le aziende ed i dipendenti sottraggono ad attività a reddito.

La risoluzione affronta in modo significativo la tematica, partendo da un’istanza di interpello presentata nel mese di marzo 2017 dallo scrivente per conto di un’azienda operante nel settore della dematerializzazione, dell’archiviazione documentale conservativa e delle firme elettroniche.

La richiesta formulata tramite interpello era volta ad ottenere chiarezza sulla tematica particolare, ma di grande rilevanza per molte aziende, consistente nella gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi.

Il quesito, come ben si evince dalla risoluzione stessa, che descrive in modo sintetico ma efficace il processo adottato dal soggetto che ha presentato l’interpello, verteva sulla valutazione del momento nel quale i giustificativi analogici potessero essere distrutti, vale a dire se appena completato il processo, oppure solo dopo il completamento della procedura di conservazione in conformità all’art. 4, comma 3, del DM 17 giugno 2014, mediante “l’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” ai sensi dell’art. 5 del DPCM 13 novembre 2014, procedura descritta analiticamente in un apposito allegato tecnico dell’interpello redatto dallo scrivente.

Risulta utile riepilogare di seguito, per comodità del lettore, le fasi del processo adottato dalla società che ha presentato l’interpello come recepito nella risoluzione 96/E/2017.

1) Formazione del giustificativo informatico

Il giustificativo di spesa (in formato analogico o elettronico) è acquisito come documento informatico in conformità all’articolo 3, comma 1, punto b) del D.P.C.M. 13 novembre 2014, ossia per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet), sul quale è installata l’applicazione (client) X.

Il documento diviene così immodificabile, identificato dall’applicazione in modo univoco, associato ad un riferimento temporale e inviato via internet al sistema di gestione (server) in cloud di X, che sottopone l’immagine a lettura OCR (OpticalCharacter Recognition) per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese, con successiva verifica (ed eventuale rettifica delle informazioni inesatte o scarto delle fotografie non leggibili) da parte del trasfertista.

Questa fase è peculiare e originale, poiché non solo automatizza l’acquisizione dei giustificativi, ma gestisce durante la lavorazione le non conformità al flusso documentale che è stato previamente standardizzato.

2) Formazione della nota spese

Il dipendente, tramite l’applicazione X, cui ha accesso solo attraverso le proprie credenziali (ID e Password), crea la nota spese, che risulta quindi sottoscritta con sua firma elettronica, come definita ai sensi del regolamento eIDAS 910/2014.

La nota stessa è espressa in forma tabellare, con registrazione di righe omogenee numerate progressivamente, ognuna delle quali riporta i dati rilevanti di un singolo giustificativo, i dati di categorizzazione, nonché in calce le immagini dei giustificativi.

3) Approvazione della nota spese

Il trasfertista completa la nota spese in accordo alle esigenze di servizio e procede ad inoltrarla, tramite l’applicazione, alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione.

4) Controllo delle spese e sul processo

La funzione aziendale legittimata ad approvare la nota spese, tramite l’applicazione web ha la possibilità di controllare l’intero iter (voci di spesa, leggibilità dei giustificativi), di rifiutare spese non inerenti o decurtare quelle eccessive. Ogni fase del processo è comunque tracciata dal sistema di gestione.

In base alle disposizioni del regolamento eIDAS, la tracciatura permette di generare corrette evidenze delle azioni delle funzioni di controllo.

5) Conservazione

La nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, è registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica.

Detto servizio, gestito in proprio dall’azienda o fruito presso un provider qualificato, si sostanzia in ogni caso in un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l’azienda è una P.A.), ovvero anche in un sistema sicuro di gestione informatica documentale atto alla conservazione, come previsto dall’articolo 3, commi 3, 4 lett. d) e 5 del DPCM 13 novembre 2014. Nel caso di utilizzo di un sistema di conservazione, il processo termina con l’apposizione di una firma conforme all’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.

Le modalità di conservazione devono sottendere al disposto dell’art.3 del DPCM 13 novembre 2014, non limitando le stesse a soli sistemi di conservazione a norma.

6) Distruzione dei giustificativi analogici

Il trasfertista è obbligato a conservare tutti i giustificativi di spesa finché la nota che li comprende non sia stata correttamente inserita nel sistema di conservazione documentale. Solo avuta conferma formale del completamento della procedura potranno essere distrutti con modalità sicure previste dall’azienda.

La risoluzione individua quindi il momento temporale a decorrere  dal quale il trasfertista potrà procedere alla distruzione dei giustificativi analogici, evidenziando anche in questo caso, che vi dovrà essere evidenza fattiva della conferma, ovvero la possibilità di esibire la stessa in fase di verifica.

7) Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti

Indipendentemente dalla scelta del sistema di conservazione documentale a norma, l’azienda dovrà disporre di un sistema di esibizione telematica del documento informatico correttamente conservato.

Come disposto dall’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014, viene mantenuta l’obbligazione dell’esibizione telematica da individuare in base alla metodologia di conservazione prescelta.

La risoluzione 96/E/2017 ha recepito tutti gli argomenti formulati nell’istanza di interpello presentato dagli scriventi e nel conseguente parere positivo rilasciato dell’Agenzia delle Entrate, riconoscendo di fatto di interesse generale i principi normativi sui quali si basa l’interpello e l’interpretazione formulata dagli scriventi per l’impatto e la ricaduta in termini di efficientamento del processo di gestione dei documenti giustificativi a supporto delle note spese, come nel caso degli scontrini e delle fatture stampate su carta termica.

La risoluzione 96/E/2017 riafferma in modo incisivo la definizione di “originale unico” come peculiare dei documenti per i quali non sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e conferma come  la definizione in ambito fiscale sia quella dei documenti cui è preclusa la verificabilità all’amministrazione finanziaria in quanto originatisi in paesi coi quali non esiste un trattato di reciproca assistenza in materia fiscale. Proprio per parametrare il campo degli originali unici, la risoluzione precisa che “a nulla rileva in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013”, del quale ora perimetra precisamente gli ambiti.

Quindi, in presenza di documenti “originali unici” si conferma come unica possibilità, poco praticabile e praticata, quella di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo in presenza di un pubblico ufficiale.

A tale proposito, i documenti costituenti giustificativo di spesa, che non sono tra quelli soggetti a numerazione progressiva, possono tutti rientrare nel procedimento digitale descritto nella risoluzione e tutti i documenti cartacei possono essere distrutti dopo la loro conservazione ad esclusione di quelli originatisi in paesi con i quali non esiste un trattato di reciproca assistenza fiscale.

Senza ricorrere al pubblico ufficiale, è dunque sufficiente conservare detti documenti cartacei secondo quanto previsto anche dall’art. 2220 del codice civile, nonché dalle misure di sicurezza previste dal D.Lgs. 196/2003 e dal vigente Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali 679/2016 di prossima applicazione.


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