Ferie collettive per chiusura azienda: come funzionano e regole per i dipendenti

Cosa sono le ferie collettive?

Partendo dal presupposto che l’ultima parola in merito alla concessione delle ferie spetta al datore di lavoro, in virtù del suo potere di organizzare l’attività economico-produttiva, le ferie collettive si caratterizzano per essere:

• imposte dal datore di lavoro che ne individua il periodo di fruizione (di norma in occasione dei mesi estivi di giugno, luglio o agosto ovvero del periodo pasquale – natalizio);
• estese all’intera realtà aziendale ovvero a suoi singoli reparti / uffici cui consegue una sospensione totale o parziale dell’attività produttiva;
• giustificate da ragioni estranee a quelle personali dei singoli dipendenti.

Al contrario, le ferie individuali sono quelle che:

• non impattano sull’attività produttiva;
• sono di norma richieste dal singolo dipendente, per sue esigenze personali, sociali o familiari.

In tal caso, pur spettando al datore di lavoro la decisione se concedere o meno l’assenza, è il dipendente stesso a proporre l’arco temporale di fruizione delle ferie e la loro quantità (ad esempio uno o più giorni / settimane, se non addirittura un mese intero).

Il datore di lavoro, in risposta alla richiesta del dipendente di fruire delle ferie individuali, può:

• accogliere la richiesta del lavoratore, oltre che la quantità e la collocazione temporale delle ferie;
• accogliere la richiesta del lavoratore, modificando tuttavia la quantità e la collocazione temporale dell’assenza;
• negare la richiesta del lavoratore.

Come vengono organizzate le ferie collettive? I piani ferie

A differenza delle ferie individuali, in cui si configura la richiesta del dipendente seguita dalla risposta aziendale, le ferie collettive vengono organizzate direttamente dal datore di lavoro o dai suoi collaboratori / responsabili di settore – reparto, i quali predispongono, di norma con un largo anticipo, appositi piani ferie in cui si riportano:

• i periodi in cui i dipendenti possono assentirsi in ferie collettive;
• il numero di ore / giorni di ferie a disposizione di ogni singolo dipendente;
• gli spazi necessari per permettere ad ogni lavoratore di indicare i periodi di assenza.

A seguire sono i singoli dipendenti che procedono alla compilazione dei piani ferie. Le modalità di compilazione variano a seconda delle dimensioni aziendali.

Nelle piccole – medie imprese possiamo assistere a una semplice compilazione di un modulo cartaceo o un foglio elettronico, trasmesso via mail al datore di lavoro / responsabile o consegnato a mano una volta compilato da tutti i dipendenti.

Nelle realtà di grandi dimensioni, al contrario, i singoli dipendenti possono esprimere le loro scelte grazie all’apposita piattaforma del sito internet aziendale ovvero attraverso gli strumenti messi a disposizione dai software per la gestione del personale.

Conclusasi la fase di compilazione dei piani ferie, gli stessi vengono esaminati dal datore di lavoro / responsabili e successivamente approvati, eventualmente con una serie di modifiche rispetto alle scelte effettuate dai dipendenti.

La chiusura aziendale

L’organizzazione delle assenze a mezzo compilazione dei piani ferie è uno strumento utilizzato da quelle realtà che, nonostante l’assenza massiva di un numero rilevante di dipendenti, proseguono comunque l’attività.

Al contrario, nelle ipotesi in cui l’intero reparto / ufficio se non addirittura l’azienda nel suo complesso, decida di sospendere temporaneamente l’attività, il datore di lavoro si preoccupa di avvertire tempestivamente i dipendenti del periodo di sospensione della produzione.
La comunicazione aziendale, sempre in ragione delle dimensioni della realtà interessata, può avvenire:

• con avviso affisso nelle bacheche aziendali;
• con apposite comunicazioni via mail o attraverso sistemi di messaggistica utilizzati internamente;
• con avviso pubblicato nella pagina intranet dell’azienda;
• con un alert pubblicato nella pagina personale del dipendente all’interno del software per la gestione delle presenze o del personale.

In particolare nella seconda ipotesi, quella della chiusura in toto dell’azienda o di un singolo reparto / ufficio, è opportuno che il dipendente, una volta a conoscenza del periodo di sospensione dell’attività, monitori il saldo ferie a sua disposizione, verificando se, al netto delle ferie godute nel corso del periodo di chiusura, le ferie maturate sono ancora superiori rispetto a quelle godute.

Il lavoratore che si rende conto di rischiare un saldo ferie negativo, a causa della chiusura collettiva, può eventualmente avanzare apposita richiesta scritta al datore di lavoro, di utilizzare anche le ore di permesso maturate, riconosciute dal contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL), di norma a titolo di:

• permessi in sostituzione delle festività abolite per legge (cosiddetti permessi ex-festività);
• permessi per riduzione dell’orario di lavoro (cosiddetti permessi ROL).

Un’ulteriore alternativa è quella di far ricorso alle ore accantonate nella banca delle ore (se istituita) ovvero di qualificare le assenze come permessi non retribuiti.

Quest’ultima soluzione, tuttavia, oltre a comportare una perdita economica per il dipendente, ha effetti negativi in termini di non maturazione di:

• Anzianità di servizio;
• Ferie e permessi;
• Mensilità aggiuntive;
• Trattamento di Fine Rapporto (TFR).