Collegamento Pos e cassa: prima comunicazione entro il 20 aprile. Guida pratica

L’obbligo del collegamento pos registratore di cassa

L’articolo 1, commi 74 – 77 della Legge di bilancio 2025 prevede l’obbligo, a partire dal 2026, di collegare gli strumenti mediante i quali il negoziante memorizza i corrispettivi emettendo il documento commerciale (registratori di cassa) con le apparecchiature con cui si accettano i pagamenti elettronici (POS).

Gli strumenti di certificazione dei corrispettivi interessati dalle nuove disposizioni sono i registratori telematici (RT) e la procedura web “Documento Commerciale on line”.

Gli strumenti di pagamento elettronico che devono essere collegati sono “ogni strumento hardware (dispositivo fisico) e software (piattaforme online, App e analoghe)” mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai clienti (guida AE disponibile su “agenziaentrate.gov.it”).

Non si tratta tuttavia di un collegamento fisico (attraverso cavi o simili) bensì di una connessione virtuale, tramite un apposito servizio online nell’area riservata del portale AE.

I dettagli dell’obbligo qui –> Registratore di cassa collegato al Pos: le nuove regole dal 1° gennaio 2026

Attivo il collegamento online

Con un comunicato stampa del 5 marzo 2026 Agenzia Entrate ha reso nota l’attivazione del servizio web con cui i commercianti possono procedere al collegamento virtuale tra i registratori di cassa e i POS.

La piattaforma è disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” del sito “agenziaentrate.gov.it”.

Collegamento virtuale

Come già chiarito l’obbligo di collegamento tra registratori di cassa e POS è di tipo logico (non fisico) e consiste in una comunicazione da effettuarsi una tantum (salvo variazioni successive) all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito “agenziaentrate.gov.it”.

I passaggi per completare il collegamento sono:

• selezionare l’RT che si intende collegare, dall’elenco delle matricole degli RT attivi nel mese di riferimento;
• selezionare il POS che si intende porre in collegamento con il registratore;
• indicare l’unità locale in cui avviene il collegamento virtuale.

Esercenti con registratore telematico
Gli esercenti che utilizzano il registratore telematico (e quelli che adotteranno una soluzione software) devono registrare il collegamento con i POS attraverso la funzionalità web “Gestione collegamenti” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

L’operazione consiste nella registrazione del collegamento tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico.

Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa devono “abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT” (guida AE).

Procedura web “Documento Commerciale on line”
Gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” devono registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura.

In concreto, precisa la guida in linea, l’operazione “consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web”.

Possibili collegamenti multipli
Il collegamento tra POS e registratori di cassa può essere multiplo.
Ad un POS possono essere collegati più RT o viceversa.

Per ogni collegamento l’esercente deve specificare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale gli strumenti vengono utilizzati.

Dati precompilati
Nella procedura web “Gestione collegamenti” l’esercente trova gli elenchi delle matricole degli RT e i dati dei POS che risultano attivi nel mese di riferimento, sulla base delle informazioni trasmesse all’AE dagli operatori finanziari.

Se la procedura non riporta i dati di un POS di cui l’esercente è titolare, è necessario:

• inserire manualmente i dati identificativi;
• registrare il collegamento con l’RT.

Esonero dal collegamento

Le disposizioni in materia di collegamento RT – POS non riguardano i corrispettivi certificati con distributori automatici (cosiddette vending machine), quelli relativi alla cessione di carburante, nonché le operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico.

Sono altresì esonerati i corrispettivi per cui non vale l’obbligo di memorizzazione telematica e trasmissione telematica, come, ad esempio, la vendita di tabacchi e generi di monopolio.

Se l’esercente svolge sia attività soggetto all’obbligo che esonerate ed utilizza lo stesso POS per l’incasso di entrambi i corrispettivi, deve comunque registrare il collegamento.

Al contrario, se il POS è dedicato al solo incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione mediante documento commerciale, non sussiste alcun obbligo di collegamento.

Da ultimo, l’obbligo di collegamento dei POS non vige se tutti i corrispettivi vengono certificati esclusivamente con emissione di fattura.  

Le scadenze

Per gli strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026 il termine per effettuare la comunicazione di collegamento da parte degli esercenti (o soggetti delegati) coincide con il 20 aprile 2026.

Relativamente invece ai POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026 il collegamento dev’essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo quello di attivazione dei POS.

Gli stessi termini sono validi anche a fronte di una variazione rispetto ai dati già registrati.

A titolo di esempio, l’obbligo di collegamento di un POS attivato nel mese di marzo 2026 è rispettato se la registrazione dei dati è effettuata tra il 6 ed il 31 maggio 2026.

Se l’esercente nel mese di settembre 2026 sposta il POS attivato il 19 marzo 2026 in un altro negozio e lo collega ad un altro RT è necessario:

• eliminare il precedente collegamento;
• registrare il nuovo collegamento tra il 6 e il 30 novembre 2026.

Foto istock/Thitaporn Yaroteak