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Smart working PA, le linee guida: regole, permessi, disconnessione

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Sono state pubblicate le linee guida che regoleranno le modalità di lavoro agile, lo smart working, per le PA. Ciò che fino a qualche tempo fa era diventata la modalità ordinaria di lavoro, che ha permesso di fornire i servizi delle Pubbliche Amministrazioni senza discontinuità anche durante la pandemia, adesso torna a essere una modalità accessoria, se pur potenziata.

Il Dpcm del 12 ottobre aveva infatti stabilito che a partire dal 15 ottobre la modalità ordinaria di lavoro per le PA torna a essere la modalità in presenza, accompagnata dall’obbligo di possesso della Certificazione Verde Covid-19, il Green Pass, fino al 31 dicembre 2021.

Le linee guida arrivano dopo il confronto con i sindacati dovranno essere implementate nei nuovi CCNL relativi al triennio 2019-21, integrando alcuni principi fondamentali come il diritto alla disconnessione, la formazione, la protezione dei dati personali e le regole su permessi e assenze. Di seguito le parole del ministro Brunetta al termine della pubblicazione delle linee guida:

Abbiamo costruito insieme uno strumento intelligente e flessibile, affidato, da un lato, all’intelligenza della contrattazione e, dall’altro lato, all’autonomia delle singole amministrazioni. Anche alla luce dell’evoluzione della pandemia, su cui io sono moderatamente ottimista, non ci saranno più decreti d’autorità sullo smart working nella Pa. Le decisioni saranno assunte dalle singole amministrazioni che, attraverso i Piani integrati di organizzazione e attività (Piao), organizzeranno il lavoro agile in modo autonomo. La Pubblica amministrazione sta dando una grande lezione di responsabilità“.

Dopo l’ok della Conferenza delle Regione al Decreto che stabilisce i contenuti del Piao, è stata disposta anche una proroga alla scadenza del 31 gennaio 2022 per l’adozione del Piano Integrato di Attività e Organizzazione. Le amministrazioni avranno almeno 120 giorni dall’adozione del bilancio di previsione per l’adozione del Piano.

Vediamo quindi nei prossimi paragrafi cosa prevedono le linee guida in questione e come cambierà prossimamente lo smart working per le PA.

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Smart working PA: condizioni

Il Decreto 8 ottobre 2021 del Ministro della Pubblica Amministrazione recante “Modalità organizzative per il rientro in presenza dei lavoratori delle pubbliche amministrazioni” prevede alcune condizioni affinché si possa ricorrere al lavoro agile. Le linee guida approfondiscono proprio queste condizioni, ovvero:

  • l’invarianza dei servizi resi all’utenza;
  • un’adeguata rotazione del personale autorizzato alla prestazione di lavoro agile, assicurando comunque la prevalenza per ciascun lavoratore del lavoro in presenza;
  • l’adozione di appositi strumenti tecnologici idonei a garantire l’assoluta riservatezza dei dati e delle informazioni trattati durante lo svolgimento del lavoro agile;
  • l’amministrazione deve aver previsto un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove accumulato;
  • la fornitura di idonea dotazione tecnologica al lavoratore;
  • la stipula dell’accordo individuale che definisca modalità, criteri e obiettivi del lavoro agile;
  • il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa dei soggetti titolari di funzioni di coordinamento e controllo, dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti;
  • la rotazione del personale in presenza ove richiesto dalle misure di carattere sanitario.

Smart working PA: strumenti

Come anticipato, una delle condizioni per lo svolgimento in modalità agile della prestazione lavorativa è che al lavoratore venga fornita un’idonea dotazione tecnologica.

Questo non riguarda solo lo strumento di lavoro, si pensi per esempio a un computer, ma riguarda anche la connessione internet. Per accedere alle applicazioni del proprio Ente occorrerà utilizzare una connessione internet fornita dal datore di lavoro.

Le chiamate ricevute all’interno telefonico del proprio ufficio possono essere inoltrate solo a un cellulare di servizio fornito sempre dal datore di lavoro.

Deve inoltre essere prevista, per le applicazioni che non si trovano su cloud, di accedere a una VPN (Virtual Private Network) dell’Ente. Si legge nelle linee guida che “di norma non può essere utilizzata una utenza personale o domestica del dipendente per le ordinarie attività di servizio, salvo i casi preventivamente verificati e autorizzati. In quest’ultima ipotesi, sono fornite dall’amministrazione puntuali prescrizioni per garantire la sicurezza informatica“.

Smart working PA: per chi

Il ricorso allo smart working deve avvenire su base consensuale e volontaria ed è consentito a tutti i lavoratori indipendentemente dalla natura del contratto che hanno in essere. L’Amministrazione dovrà comunque avere cura di facilitare l’accesso al lavoro agile ai lavoratori che si trovino in condizioni di particolare necessità, non coperte da altre misure.

Smart working PA: chi è escluso

Spetta all’Amministrazione l’individuazione di quelle attività che possono essere svolte in modalità agile. Restano tuttavia esclusi da questa possibilità:

  • lavori in turno:
  • lavori che richiedono l’uso di strumenti non remotizzabili.

Smart working PA: accordo individuale

L’accordo individuale, che deve essere stipulato dai lavoratori, disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali dell’amministrazione, e deve contenere almeno questi elementi essenziali:

  • durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato;
  • modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza;
  • modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni;
  • ipotesi di giustificato motivo di recesso;
  • i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
  • modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione.

Smart working PA: orari e permessi

Cosa distingue il lavoro da remoto dal lavoro in modalità agile (o smart working)? Il primo deve rispettare dei vincoli di orario, di norma legati all’orario in presenza. Il lavoro in modalità agile invece è svolto “senza un vincolo di orario nell’ambito delle ore massime di lavoro giornaliere e settimanali stabilite dai CCNL.

Per quanto riguarda i permessi, chi lavora in smart working può richiedere normalmente permessi orari, sindacali e per motivi personali o familiari, i permessi Legge 104. Tuttavia, il lavoratore in smart working non può effettuare:

  • lavoro straordinario;
  • trasferte;
  • lavoro disagiato;
  • lavoro svolto in condizioni di rischio.

Nel caso di malfunzionamento degli strumenti informatici o per esigenze di servizio il lavoratore può essere richiamato in sede. Nel secondo caso la comunicazione deve essere trasmessa almeno un giorno prima.

Leggi anche “Green pass 2021: chi è senza perde Cig, malattia e maternità, ferie”

Smart working PA: diritto alla disconnessione

Sempre nelle linee guida si legge che “Devono essere individuati periodi temporali nei quali il lavoratore non può erogare alcuna prestazione lavorativa. Tali periodi comprendono la fascia di inoperabilità (disconnessione), nella quale il lavoratore non può erogare alcuna prestazione lavorativa. Tale fascia comprende in ogni caso il periodo di 11 ore di riposo consecutivo (di cui all’art. 17, comma 6, del CCNL 12 febbraio 2018 del CCNL Funzioni Centrali ed alle analoghe disposizioni degli altri CCNL vigenti)

Viene quindi regolato il diritto alla disconnessione, stabilendo che per 11 ore consecutive il lavoratore non può effettuare alcuna prestazione lavorativa.

>> Scarica le linee guida in pdf <<

Differenze tra Smart Working e lavoro da remoto

Come detto in precedenza la differenza tra lavoro in modalità agile e lavoro da remoto è che quest’ultimo “può essere prestato anche con vincolo di tempo e nel rispetto dei conseguenti obblighi di presenza derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro, attraverso una modificazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa che comporti la effettuazione della prestazione in luogo idoneo e diverso dalla sede dell’ufficio al quale il dipendente è assegnato.

In poche parole, si parla di lavoro da remoto quando pur non essendo nella solita sede dell’ufficio, il lavoratore esegue la sua prestazione rispettando gli orari di lavoro che avrebbe seguito in sede. In base al luogo in cui la prestazione viene effettuata si può parlare di:

  • Telelavoro domiciliare: che comporta la prestazione dell’attività lavorativa dal domicilio del dipendente;
  • lavoro decentrato, quando la prestazione viene svolta in una sede diversa dell’azienda.

Anche il coworking rientra tra queste modalità di lavoro da remoto, quale altra forma di lavoro a distanza. Nel caso del lavoro da remoto sono in ogni caso garantiti tutti i diritti giuridici ed economici previsti dalle vigenti disposizioni legali e contrattuali per il lavoro svolto presso la sede dell’ufficio, con particolare riferimento a riposi, pause e permessi orari
e trattamento economico accessorio.

Si legge ancora nelle linee guida che “L’amministrazione concorda con il lavoratore il luogo ove viene prestata l’attività lavorativa ed è tenuta alla verifica della sua idoneità, anche ai fini della valutazione del rischio di infortuni, nella fase di avvio e, successivamente, con frequenza almeno trimestrale. Nel caso di telelavoro domiciliare, concorda con il lavoratore tempi e modalità di accesso al domicilio per effettuare la suddetta verifica.

Smart working PA: formazione

Per migliorare il sistema del lavoro agile le amministrazioni devono prevedere un programma di formazione strutturale che accompagni i lavoratori all’uso delle nuove tecnologie e che rafforzi la collaborazione e la delega decisionale, oltre che il lavoro in autonomia.

Smart working PA: Piao e CCNL

Nel frattempo in sede Aran, l’Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle Pubbliche Amministrazioni, si sta lavorando al rinnovo dei CCNL Funzioni Centrali, Enti Locali e Sanità, che prevedono l’implementazione del lavoro in modalità agile.

Inoltre, come è stato anticipato, in sede di approvazione del Decreto del Ministro Brunetta che regola i Piani da parte della Conferenza delle regioni viene posticipata la scadenza del 31 gennaio 2022. Le amministrazioni avranno almeno 120 giorni dalla data di approvazione del bilancio di previsione per l’approvazione dei Piani integrati di attività e organizzazione (Piao), il documento di programmazione che andrà inviato al Dipartimento della Funzione Pubblica e che conterrà i piani del lavoro agile, della performance, anticorruzione e parità di genere, che sono previsti dal Decreto Reclutamento.

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