Email e Posta elettronica: come non diventarne dipendenti

Si riporta di seguito un sintetico vademecum con i 5 consigli principali per non diventare schiavi della nostra casella di posta elettronica.

1. L’UTILITA’ DELLA RISPOSTA AUTOMATICA

Quando rispondere a determinate e-mail non implica scadenze urgenti e di conseguenza improcrastinabili si consiglia di prevedere l’inserimento della cosiddetta risposta automatica. Solitamente l’impostazione più comune è la seguente: “In questo momento non sono in ufficio, leggerò le mail…. Per urgenze contattare il numero…”, indicando preferibilmente il contatto di una segreteria o di un centralino piuttosto che fornire il proprio recapito personale.

2. LA DISATTIVAZIONE DELLE NOTIFICHE AUTOMATICHE

Può rivelarsi molto proficuo, in ordine di tempo risparmiato, disattivare le notifiche automatiche della posta elettronica. Si tratta in sostanza delle notifiche che compaiono anche quando non si sta controllando la casella e-mail. Disattivandole, infatti, si può guadagnare tempo ed evitare una serie infinita di inutili e dispersive distrazioni. Susan Lasky, consulente aziendale specializzata nel potenziamento della produttività dei lavoratori, consiglia inoltre di disattivare il consueto “beep” dai rispettivi smartphone altrimenti il semplice spegnimento delle “e-mail sul Pc non avrebbe senso”, avverte Lasky.

3. CONTROLLI SALTUARI DELLA POSTA ELETTRONICA

In questo caso, si stratta di evitare che l’ingombrante flusso di mail interrompa costantemente la propria attività di lavoro. E’ pertanto necessario prevedere un lasso temporale specifico, a seconda della mansione e del ruolo ricoperti, prima del quale non si deve controllare la casella e-mail.

4. CANCELLARSI DALLA MAILING LIST CONSIDERATE INUTILI

Si tratta di un consiglio utile per il medio-lungo periodo. Infatti, tutte le mailing list valutate come inservibili, di cui viene effettuata la cancellazione, sono tenute a rispettare, per legge, le vostre richieste lasciandovi in pace. Qualora le semplici richieste non dovessero bastare, si può seguire la via più formale inviando una raccomandata AR con richiesta di cancellazione dei dati, riferendosi all’articolo 7 del Codice della privacy (decreto legislativo 196/2003), come appositamente suggerito dall’Aduc.

5. TROVARE IL GIUSTO MODO PER SCRIVERE LE EMAIL

Infine, se si perde sempre molto tempo per scrivere le varie le e-mail, si suggerisce di rivalutare il proprio metodo di scrittura, imparando ad utilizzare parole chiave per essere più sintetici. Sempre secondo Susan Lasky, la migliore prassi per imparare ad assumere l’approccio giusto (e dunque anche più veloce) sta nello scrivere per punti chiave (bullet point), anche quando si tratta di e-mail dettagliate e corpose.